MT-secretaris

Er zit meer achter

Wil jij een sleutelrol vervullen als MT-secretaris bij het Financieel Dienstencentrum (FDC), waar je als adviseur in het managementteam een centrale rol vervuld? Ben je kritisch, tactvol en resultaatgericht? Ga de uitdaging aan en maak het verschil in een dynamische financiële omgeving!
Standplaats: 's-Gravenhage Aantal uur: 32 - 36 Maandsalaris: € 4.024 - € 6.110 Vakgebied: Bedrijfsvoering en Staf Opleiding: Master/doctoraal Reageren voor: 02-08-2024 Dienstverband: Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Wil jij een sleutelrol vervullen als MT-secretaris bij het Financieel Dienstencentrum (FDC), waar je als adviseur in het managementteam een centrale rol vervuld? Ben je kritisch, tactvol en resultaatgericht? Ga de uitdaging aan en maak het verschil in een dynamische financiële omgeving!
Standplaats: 's-Gravenhage Aantal uur: 32 - 36 Maandsalaris: € 4.024 - € 6.110 Vakgebied: Bedrijfsvoering en Staf Opleiding: Master/doctoraal Reageren voor: 02-08-2024 Dienstverband: Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
jouw werk in
Bedrijfsvoering en Staf

DJI biedt mooi en uitdagend werk in een niet-alledaagse omgeving. Achter de mensen die rechtstreeks contact hebben met de gedetineerden en de forensisch patiënten staan talloze collega’s die elke dag een belangrijke operationele of strategische bijdrage leveren aan het goed functioneren en presteren. Dat klinkt misschien simpel, maar er zit meer achter. Zoals de collega’s van Communicatie, Administratie, Onderwijs, ICT, HRM of Onderzoek. Als facilitair-, inkoop- en financeprofessional kun je bij ons ook alle kanten op. We richten ons namelijk op het volledige spectrum van bedrijfsvoering waarin we ons werk steeds efficiënter en innovatiever willen doen. Als professional bij DJI draag je bij aan de veiligheid van de samenleving.

Dit ga je doen



Wat ga je doen? 
Als MT-secretaris bij het FDC (een belangrijk onderdeel van het SSC DJI) draag je verantwoordelijkheid voor zowel de secretariële als de administratieve ondersteuning. Tevens ben je adviseur binnen ons managementteam. Je hebt de taak om onze MT-overleggen en strategische bijeenkomsten te coördineren, plannen en organiseren. Daarbij zorg je voor nauwkeurige verslaglegging en opvolging van actiepunten, wat van groot belang is voor de effectiviteit van ons management. Je houdt actief contact met zowel interne als externe partijen, waardoor alle betrokkenen correct en tijdig worden geïnformeerd. Door jouw actieve deelname aan overleggen en het onderhouden van relaties, speel jij een cruciale rol als verbindende factor tijdens belangrijke besluitvormingsprocessen.

Belangrijke taken en verantwoordelijkheden:

  • Inhoudelijke ondersteuning aan het management door middel van voorbereiding, advisering en administratieve werkzaamheden;
  • Agendabeheer en advisering van verschillende MT-overleggen en brengt annotatie-adviezen uit met betrekking tot te nemen besluiten;
  • Beoordeling en advisering van de kwaliteit van geleverde diensten en producten aan interne en externe partijen en adviseert de voorzitter over de te nemen besluiten;
  • Coördinatie en planning in samenspraak met de management, ondersteuner MT-overleggen, andere bijeenkomsten en klantgesprekken, inclusief de besluitvormingsprocessen en verslaglegging;
  • Voortgangscontrole op onderwerpen en attendeert leden van het FDC MT over uitvoering en evaluatie van genomen besluiten;
  • Klankbordfunctie voor het FDC MT, betrekt en informeert relevante stakeholders en weet mensen en organisatieonderdelen bij elkaar te krijgen;
  • Rapportages en documentatie: je stelt voortgangsrapportages, beleidsdocumenten, annotaties en andere interne documenten op, zowel op verzoek van het MT als op eigen initiatief;
  • Proces- en projectmatig werken door sturing te geven op planning en voortgang, het bewaken van budgetten en het opstellen van plannen van aanpak;
  • Budgetbewaking in afstemming met Business Control;
  • HR adviseert over een actueel overzicht van interne en externe medewerkers;
  • P & C en jaarplancyclus bewaken om te zorgen dat de processen tijdig en volgens plan verlopen.
VRAGEN OVER DEZE FUNCTIE? Vacaturenummer: 52383
De heer B. van der Horst, hoofd FDC 06-55441190
Mevrouw J. Harten, senior corporate recruiter DJI 06-31642291
Dit neem je mee
  • Beschikt over hbo werk- en denkniveau, met aantoonbare ervaring in projectmatig denken en werken;
  • Kennis van relevante regelgeving, richtlijnen en procedures binnen het Rijk;
  • Vermogen om te verbinden tussen interne als externe partijen, voor een soepele samenwerking en effectieve besluitvorming;
  • Prioriteiten stellen, deadlines bewaken en overzicht houden;
  • In staat is om problemen te analyseren en verbetervoorstellen te doen. En bekend met het opstellen van beleidsdocumenten en rapportages.


Dit is je kracht:

  • Je bent sterk in het verzamelen, analyseren en verwerken van informatie;
  • Zeer goede schrijfvaardigheid en je bent sterk in het schrijven van adviezen;  
  • Je kan goed processen coördineren; 
  • Je kan goed onderscheiden welke zaken direct moeten worden opgepakt of op een later moment kunnen;
  • Je staat stevig in je schoenen en beschikt over organisatiesensitiviteit.  
Dit kun je verwachten
  • Een Individueel Keuzebudget. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en stel je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samen. Het kan bijvoorbeeld bestaan uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) of vakantiedagen
  • Volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer
  • Een pensioenregeling
  • Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof
  • Studiemogelijkheden voor persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling
  • De mogelijkheid gebruik te maken van bedrijfsfitness
  • Salarisniveau - min. Schaal 11 - max. Schaal 11
  • Maandsalaris - min. €4.024,00 - max. €6.110,00 (bruto o.b.v. 36 uur)
  • Dienstverband -  Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd (met eventueel een proeftijd van maximaal 1 maand)
  • Contractduur - 1 jaar
  • Minimaal aantal uren per week - 32
  • Maximaal aantal uren per week - 36
Locatie Den Haag Shared Service Center DJI

Je krijgt zo’n twaalfhonderd collega’s in allerlei functies. Denk aan facilitair medewerker, medewerker Contractbeheer en assessmentpsycholoog. Wat jullie gemeen hebben is de professionele ondersteuning aan al onze collega’s en klanten, zowel binnen DJI als daarbuiten. Die bevinden zich in onder andere gevangenissen, justitiële jeugdinrichtingen, forensisch psychiatrische centra en detentiecentra verspreid over het hele land. De organisatie heeft een stevige basis, maar blijft ontwikkelen, innoveren en meegroeien met klanten. Dit én de vele en snel opeenvolgende ontwikkelingen die spelen in het werkveld maken SSC tot een dynamische werkomgeving.

Meer over jouw toekomstige afdeling

Het Financieel Dienstencentrum (FDC) is een organisatieonderdeel van het SSC DJI. Het FDC voert een kwalitatieve en betrouwbare operationele inkoop en financiële administratieve dienstverlening uit, specifiek gericht op het ondersteunen van de aangesloten onderdelen van het ministerie van Justitie en Veiligheid. Door onze inspanningen stellen wij deze organisaties in staat zich volledig te concentreren op hun maatschappelijke opgave: het handhaven van de rechtsstaat en het bevorderen van een veilige en rechtvaardige samenleving in Nederland. Het FDC levert gestandaardiseerde producten en diensten. Dit doen wij in nauwe samenwerking met de opdrachtgevers, waarbij maatwerkafspraken mogelijk zijn.

Wij zijn een professionele en betrouwbare partner en spelen proactief in op interne en externe ontwikkelingen. Tevens omarmen wij innovatie en volgen wij technologische ontwikkelingen binnen de financiële administraties op de voet. Hiermee verbeteren wij onze diensten en maken deze steeds efficiënter. Onze medewerkers zijn betrokken, bevlogen en deskundig en zij ervaren ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en groei.

Als MT secretaris ben je onderdeel van het team management. Het team management geeft leiding aan 14 teams en heeft afstemming met de ondersteunende afdelingen van het SSC DJI. 

Het SSC werkt alleen al binnen DJI voor meer dan 15.000 afnemers.

Het gemiddelde dienstverband van de vaste medewerkers is 15,55 jaar.

Het personeelsbestand van vaste medewerkers bestaat voor 43% uit vrouwen en 57% uit mannen.

Kijk jij voorbij wat iemand gedaan heeft? Er zit meer achter werken bij DJI
Je bent samen met je team én gedetineerden verantwoordelijk voor een terugkeer in de maatschappij. Gedetineerden worden uiteindelijk gewoon weer iemands buur. Je werkt hier aan veiligheid door mensen vooruit te helpen. Positieve verandering begint met het besef dat het een optelsom is van de kleinste successen. Die leiden tot groots resultaat. Om dat te bereiken moet je verder kijken, voorbij aan wat iemand gedaan heeft.
Meer over werken bij DJI
Bijzonderheden
  • Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan. Dit zorgt ervoor dat je bij DJI, of bij eventuele andere rijksonderdelen, makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht om in te vullen. Met je account kan je ook de status van je sollicitatie inzien, handig toch? Meer informatie hierover vind je in onze sollicitatieprocedure.
  • Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie. 
  • Een assessment kan deel uitmaken van de sollicitatieprocedure. 
  • Voor alle functies binnen DJI is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist. DJI vergoedt de kosten voor de aanvraag van een VOG. Wil je weten of je in aanmerking komt voor een VOG? Dat kan je hier checken: vogcheck.justis.nl
  • Thuiswerken behoort tot de mogelijkheden, DJI biedt goede faciliteiten om thuis te werken.  
  • De mogelijkheid om te sparren met collega-secretarissen van het SSC DJI en ondersteuning door middel van een inwerkprogramma en interne opleidingsmogelijkheden.
  • Een marktconform salaris in schaal 11 FGR Senior-Adviseur Bedrijfsvoering.
  • Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Zo solliciteer je

Spreekt werken bij DJI je aan? Solliciteer direct! Hiernaast staat uitgelegd hoe het sollicitatietraject er uitziet.

Tijdens het sollicitatietraject willen we je graag beter leren kennen en kun je ook kennismaken met ons.
We kijken ernaar uit om je te ontmoeten!

Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan.
Dit zorgt er voor dat je bij DJI of bij eventuele andere rijksonderdelen makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht (zoals je contactgegevens, je cv en je motivatiebrief) om in te vullen en het is mogelijk om je gegevens te laten inlezen van een ander bestand zoals je cv.
Na het indienen van je sollicitatie ontvang je een ontvangstbevestiging.
De voortgang van je sollicitatie kun je zelf vanuit je profiel volgen (handig!). Daarnaast houden we je telefonisch of per mail op de hoogte van de vervolgstappen van het selectietraject. Goed om te weten: het is mogelijk om je profiel binnen je sollicitatie-account zichtbaar te maken voor andere rijksonderdelen zodat zij je kunnen vinden voor eventuele andere vacatures. Belangrijk: je kiest daarvoor zelf, dit staat los van je eventuele sollicitatie(s), en je besluit zelf welke gegevens je wilt delen.
Het eerste gesprek.
Wanneer de vacaturehouder of manager je cv en motivatiebrief positief heeft beoordeeld krijg je een uitnodiging voor een eerste gesprek. Dit is een kennismaking met de organisatie. Bereid je goed voor door je in te lezen over de functie en de locatie waar je solliciteert. Natuurlijk is dit ook het uitgelezen moment voor jou om te kijken of DJI ook bij je past!
Het (online) assessment (voor bepaalde functies).
Voor sommige functies wordt een (online) assessment afgenomen. Zo ja, dan staat dat vooraf in de vacaturetekst aangegeven. Dit assessment wordt meestal tussen het eerste en tweede gesprek afgenomen. De selectiepsycholoog plant, het liefst zo snel mogelijk, met jou het assessment in. Het assessment bestaat meestal uit een rollenspel en een capaciteitentest.
Het tweede gesprek.
Bij een tweede sollicitatiegesprek draait het erom dat de organisatie en jij erachter komen of jullie de juiste match zijn. Het tweede gesprek is dan ook meestal met een aantal collega’s met wie je zou gaan samenwerken. Dus ook nu is het belangrijk een goede eerste indruk achter te laten zodat je ook deze gesprekspartner voor je kunt winnen.
Arbeidsvoorwaardengesprek.
Bij DJI kun je rekenen op goede arbeidsvoorwaarden. Naast een mooi salaris bieden wij een Individueel Keuzebudget (IKB). Met het IKB maak je keuzes die passen bij je eigen wensen, afgestemd op je persoonlijke levensfase en doelen. Onze uitstekende studiefaciliteiten zorgen ervoor dat je je kunt blijven ontwikkelen.
Een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).
Na het arbeidsvoorwaardengesprek ontvang je een e-mail van Dienst Justis met het verzoek om een ‘Verklaring Omtrent het Gedrag’ (VOG) aan te vragen. Deze VOG is noodzakelijk om in dienst te kunnen treden bij DJI. Wil je weten of je recht hebt op een VOG? Dat kan je hier checken: vogcheck.justis.nl of hier (voor jongeren) justis.nl/jongeren.
''Wat mijn baan zo leuk maakt? Afwisseling én meedenken over de processen!''
''Wat mijn baan zo leuk maakt? Afwisseling én meedenken over de processen!''

Ruth werkt als financieel administratief medewerker bij het Shared Service Center

Ruth kent de financiële administratie van de Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) als de beste. Ze werkt hier sinds 2007 en heeft alle kanten gezien: van declaraties en P-Direkt tot aan debiteuren en crediteuren. “De afwisseling vind ik leuk! Net als het meedenken over processen, en die vervolgens samen met je collega’s optimaliseren. Dat houdt mijn baan uitdagend.”