Home Vacatures Medewerker secretariaat

Medewerker secretariaat

Plannen, organiseren en administratief ondersteunen: dát is waar jij goed in bent! Als medewerker secretariaat bij Penitentiaire Inrichting Vught werk je in een unieke omgeving en bied je ondersteuning aan collega’s, het middenkader en de directie. Jij houdt overzicht en zorgt ervoor dat processen efficiënt verlopen. 
Vught 25 - 26 uur € 2.770 - € 3.404 bruto Bedrijfsvoering en Staf MBO Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Reageer voor 22-04-2025
Plannen, organiseren en administratief ondersteunen: dát is waar jij goed in bent! Als medewerker secretariaat bij Penitentiaire Inrichting Vught werk je in een unieke omgeving en bied je ondersteuning aan collega’s, het middenkader en de directie. Jij houdt overzicht en zorgt ervoor dat processen efficiënt verlopen. 
Vught 25 - 26 uur € 2.770 - € 3.404 bruto Bedrijfsvoering en Staf MBO Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Reageer voor 22-04-2025
Medewerker secretariaat Vraag? Direct solliciteren

Dit ga je doen als Medewerker secretariaat

Dit ga je doen als Medewerker secretariaat

Het secretariaat Bureau Managementondersteuning (BMO) bestaat uit vier collega’s en richt zich op het klachtenloket, het medewerkersloket en algemene secretariële taken. Om de stabiliteit binnen het team te waarborgen, word jij flexibel ingezet op alle drie deze onderdelen. 

Jouw takenpakket bestaat onder andere uit de volgende werkzaamheden:

  • Je registreert en verwerkt schorsingsverzoeken, grief-, beklag- en beroepszaken van gedetineerden en fungeert als back-up voor een directe collega, waaronder op zijn/haar roostervrije dag.
  • Je plant rondleidingen in samenwerking met de afdeling Communicatie en verzorgt administratieve taken voor de inrichtingskapper.
  • Je behandelt aanvragen van het middenkader en de directie in het kader van de  representatieregeling.
  • Je registreert en plant zaken rondom de in- en doorstroom van nieuwe medewerkers en zorgt voor een warm welkom op hun eerste werkdag.
  • Je beheert diverse e-mailboxen en voert administratieve en secretariële taken uit. 


In deze functie handel je professioneel, integer en ben je je bewust van de omgeving waarin je werkt. Je bent klant- en servicegericht, proactief en draagt bij aan een positieve sfeer binnen het team. Het secretariaat BMO maakt deel uit van één team met de telefooncentrale en kas-bezoekadministratie, onder leiding van het plaatsvervangend hoofd Algemene Zaken. 

Let op: voor deze functie zoeken wij iemand die beschikbaar is op dinsdag, donderdag en vrijdag van 08.00 uur tot 17.00 uur.
 

VRAGEN OVER DEZE FUNCTIE? Vacaturenummer: 60189
Robbie van Tongerlo, plaatsvervangend hoofd algemene zaken 06-10447602
Shannon van Lankveld, recruiter DJI 06-21951567

Dit kun je verwachten

  • Een Individueel Keuzebudget. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en stel je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samen. Het kan bijvoorbeeld bestaan uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) of vakantiedagen
  • Volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer
  • Een pensioenregeling
  • Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof
  • Studiemogelijkheden voor persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling
  • De mogelijkheid gebruik te maken van bedrijfsfitness
  • Lees hier alles over de aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden bij DJI
  • Salarisniveau - min. Schaal 05 - max. Schaal 05
  • Maandsalaris - min. €2.770,00 - max. €3.404,00 (bruto o.b.v. 36 uur)
  • Dienstverband -  Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd (met eventueel een proeftijd van maximaal 1 maand)
  • Contractduur - 1 jaar
  • Minimaal aantal uren per week - 25
  • Maximaal aantal uren per week - 26

Dit neem je mee

Dit neem je mee

  • Je hebt mbo werk- en denkniveau, bij voorkeur met een administratief of secretarieel diploma.
  • Je hebt goede computervaardigheden, vooral met Windowsapplicaties.
  • Je krijgt energie van het bieden van kwalitatief goede ondersteuning.
  • Je hebt sterke communicatieve vaardigheden en kunt klanten op een klantvriendelijke manier te woord staan.
  • Je bent goed in plannen en organiseren en werkt graag samen in een team.
     
Bijzonderheden
  • Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan. Dit zorgt ervoor dat je bij DJI, of bij eventuele andere rijksonderdelen, makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht om in te vullen. Met je account kan je ook de status van je sollicitatie inzien, handig toch? Meer informatie hierover vind je in onze sollicitatieprocedure.
  • Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie. 
  • Een assessment kan deel uitmaken van de sollicitatieprocedure. 
  • Voor alle functies binnen DJI is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist. DJI vergoedt de kosten voor de aanvraag van een VOG. Wil je weten of je in aanmerking komt voor een VOG? Dat kan je hier checken: vogcheck.justis.nl. 
  • De sluitdatum van de vacature is maandag 21 april 2025.
  • Het sollicitatiegesprek is gepland op maandag 28 april in de middag.
  • Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
Bijzonderheden
  • Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan. Dit zorgt ervoor dat je bij DJI, of bij eventuele andere rijksonderdelen, makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht om in te vullen. Met je account kan je ook de status van je sollicitatie inzien, handig toch? Meer informatie hierover vind je in onze sollicitatieprocedure.
  • Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie. 
  • Een assessment kan deel uitmaken van de sollicitatieprocedure. 
  • Voor alle functies binnen DJI is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist. DJI vergoedt de kosten voor de aanvraag van een VOG. Wil je weten of je in aanmerking komt voor een VOG? Dat kan je hier checken: vogcheck.justis.nl. 
  • De sluitdatum van de vacature is maandag 21 april 2025.
  • Het sollicitatiegesprek is gepland op maandag 28 april in de middag.
  • Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
Hier kom je te werken

Penitentiaire Inrichting Vught

Hier kom je te werken

Penitentiaire Inrichting Vught

Je krijgt zo’n twaalfhonderd collega’s in allerlei functies. Denk aan verpleegkundigen, complexbeveiligers, arbeidsbegeleiders, penitentiair inrichtingswerkers en forensisch therapeutisch medewerkers. Wat jullie gemeen hebben is de professionele en respectvolle zorg voor een zeer gevarieerde groep gedetineerden op diverse specialistische afdelingen. Ook zijn er verschillende ondersteunende functies, zoals leerkrachten, casemanagers en administratieve medewerkers. Alle afdelingen zijn gehuisvest in diverse gebouwen in een groenrijke omgeving verspreid over de dertig hectare grote locatie.

Meer over jouw toekomstige afdeling

De afdeling Algemene Zaken ondersteunt de verschillende dienstvakken binnen de penitentiaire inrichting Vught. De afdeling bestaat uit circa 50 medewerkers, onder wie diverse adviseurs bedrijfsvoering, juridisch medewerkers, planners, medewerkers managementondersteuning (waaronder de medewerker secretariaat BMO) en administratief medewerkers. De afdeling streeft ernaar de dienstverlening te optimaliseren en de kwaliteit voortdurend te verbeteren.

Meer over deze locatie

PI Vught biedt plaats aan 697 gedetineerden.

De gemiddelde verblijfstijd van een gedetineerde is 181 dagen.

Het totale personeelsbestand van PI Vught bestaat voor 42% uit vrouwen en 58% uit mannen.

PI Vught biedt plaats aan 697 gedetineerden.

De gemiddelde verblijfstijd van een gedetineerde is 181 dagen.

Het totale personeelsbestand van PI Vught bestaat voor 42% uit vrouwen en 58% uit mannen.

VRAGEN OVER DEZE FUNCTIE? Vacaturenummer: 60189
Robbie van Tongerlo, plaatsvervangend hoofd algemene zaken 06-10447602
Shannon van Lankveld, recruiter DJI 06-21951567

Zo solliciteer je

Spreekt werken bij DJI je aan? Solliciteer direct! Hiernaast staat uitgelegd hoe het sollicitatietraject er uitziet.

Tijdens het sollicitatietraject willen we je graag beter leren kennen en kun je ook kennismaken met ons.
We kijken ernaar uit om je te ontmoeten!

Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan.
Dit zorgt er voor dat je bij DJI of bij eventuele andere rijksonderdelen makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht (zoals je contactgegevens, je cv en een korte motivatie) om in te vullen en het is mogelijk om je gegevens te laten inlezen van een ander bestand zoals je cv.
Na het indienen van je sollicitatie ontvang je een ontvangstbevestiging.
De voortgang van je sollicitatie kun je zelf vanuit je profiel volgen (handig!). Daarnaast houden we je telefonisch of per mail op de hoogte van de vervolgstappen van het selectietraject. Goed om te weten: het is mogelijk om je profiel binnen je sollicitatie-account zichtbaar te maken voor andere rijksonderdelen zodat zij je kunnen vinden voor eventuele andere vacatures. Belangrijk: je kiest daarvoor zelf, dit staat los van je eventuele sollicitatie(s), en je besluit zelf welke gegevens je wilt delen.
Het eerste gesprek.
Wanneer de vacaturehouder of manager je cv en motivatiebrief positief heeft beoordeeld krijg je een uitnodiging voor een eerste gesprek. Dit is een kennismaking met de organisatie. Bereid je goed voor door je in te lezen over de functie en de locatie waar je solliciteert. Natuurlijk is dit ook het uitgelezen moment voor jou om te kijken of DJI ook bij je past!
Het (online) assessment (voor bepaalde functies).
Voor sommige functies wordt een (online) assessment afgenomen. Zo ja, dan staat dat vooraf in de vacaturetekst aangegeven. Dit assessment wordt meestal tussen het eerste en tweede gesprek afgenomen. De selectiepsycholoog plant, het liefst zo snel mogelijk, met jou het assessment in. Het assessment bestaat meestal uit een rollenspel en een capaciteitentest.
Het tweede gesprek.
Bij een tweede sollicitatiegesprek draait het erom dat de organisatie en jij erachter komen of jullie de juiste match zijn. Het tweede gesprek is dan ook meestal met een aantal collega's met wie je zou gaan samenwerken. Dus ook nu is het belangrijk een goede eerste indruk achter te laten zodat je ook deze gesprekspartner voor je kunt winnen.
Arbeidsvoorwaardengesprek.
Bij DJI kun je rekenen op goede arbeidsvoorwaarden. Naast een mooi salaris bieden wij een Individueel Keuzebudget (IKB). Met het IKB maak je keuzes die passen bij je eigen wensen, afgestemd op je persoonlijke levensfase en doelen. Onze uitstekende studiefaciliteiten zorgen ervoor dat je je kunt blijven ontwikkelen.
Een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).
Na het arbeidsvoorwaardengesprek ontvang je een e-mail van Dienst Justis met het verzoek om een 'Verklaring Omtrent het Gedrag' (VOG) aan te vragen. Deze VOG is noodzakelijk om in dienst te kunnen treden bij DJI. Wil je weten of je recht hebt op een VOG? Dat kan je hier checken: vogcheck.justis.nl of hier (voor jongeren) justis.nl/jongeren.
''Als je proactief bent, kun je bij DJI veel doen''

''Als je proactief bent, kun je bij DJI veel doen''

Karin is vestigingsdirecteur bij penitentiaire inrichting Dordrecht

“Bij DJI liggen ontzettend veel kansen en mogelijkheden. Als je het zelf wilt, investeert de organisatie in je. Bovendien is er altijd ruimte om mee te kijken met collega’s en bij ketenpartners.” Karin Winkelman, nu vestigingsdirecteur van PI Dordrecht, kan het weten. Al 26 jaar werkt ze bij DJI, in veel verschillende functies en onderdelen.

Lees het verhaal van Karin