Het Opleidingsinstituut Dienst Justitiële Inrichtingen (OI DJI) zoekt een medewerker (project)ondersteuning voor het vakgebied leiderschap. Binnen dit vakgebied werken we aan de ontwikkeling van leidinggevenden binnen DJI. Naast opleidingen en trainingen organiseren wij regelmatig congressen, themabijeenkomsten en andere bijeenkomsten. Jij speelt een cruciale rol in het ondersteunen van de ontwikkeling van leidinggevenden bij DJI door onze trainingen en evenementen efficiënt en effectief te organiseren, zodat deze bijdragen aan een sterkere organisatie en veiligheid in de justitiële sector.
Je gaat werken in een team van 18 gedreven collega’s, waaronder trainers, onderwijskundigen en een manager. Dit team, dat 1,5 jaar geleden is opgericht, bruist van de energie en ambitie. Het is een groep mensen die met hart en ziel werkt aan het creëren van impact binnen de organisatie. Hoewel alles goed geregeld wordt, is er ruimte voor groei, met name in het vastleggen van meer structuur. Dit is waar jij het verschil kunt maken. Jij kunt helpen om bestaande processen te verbeteren, te stroomlijnen en te standaardiseren. Jouw initiatief wordt niet alleen gewaardeerd, maar is essentieel voor het succes van deze functie.
Als medewerker (project)ondersteuning ondersteun je het team bij de organisatie van trainingen, projecten en evenementen. Je helpt bij het plannen van bijeenkomsten, het verwerken van inschrijvingen en het verzorgen van praktische en administratieve zaken. Daarnaast ondersteun je bij de communicatie en marketing rondom onze activiteiten, bijvoorbeeld door het versturen van uitnodigingen, het bijhouden van deelnemerslijsten en het plaatsen van berichten via interne communicatiekanalen. Je zorgt ervoor dat deelnemers en collega’s tijdig over de juiste informatie beschikken.
Je werkt samen met trainers, adviseurs, opleidingscoördinatoren en collega’s van andere afdelingen binnen het OI. In deze snel veranderende en dynamische werkomgeving ben jij de spil die zorgt voor overzicht, terwijl je snel schakelt tussen verschillende taken en systemen. Den Haag is je standplaats, maar je werkzaamheden ondersteunen activiteiten die door heel Nederland plaatsvinden.
Je taken omvatten onder andere:
- Administratieve ondersteuning voor trainingen door heel Nederland, inclusief het beheren van de aanmeldingen en het opstellen van rapportages.
- Ondersteuning bij de communicatie en marketing rondom onze activiteiten, bijvoorbeeld door het versturen van uitnodigingen, het bijhouden van deelnemerslijsten en het plaatsen van berichten via interne communicatiekanalen.
- Bijdragen aan de organisatie van landelijke evenementen, themadagen en congressen, bijvoorbeeld door hosting op de dag zelf.
- Zorgen voor de juiste leermiddelen, audiovisuele middelen en arrangementen.
- Het controleren van presentielijsten en toetsresultaten, en zorgen voor tijdige invoer in ons systeem.
- Het monitoren van het aantal aanmeldingen en het tijdig rapporteren aan de adviseur of er voldoende deelnemers zijn om de opleiding te laten doorgaan.
- Het aanbieden van ondersteuning en advies aan collega's over het gebruik van (leer)systemen en administratieve processen.