Medewerker Directiesecretariaat

Er zit meer achter

Een gevangenis is eigenlijk een bedrijf, overheidsorganisatie en mini-samenleving ineen. Een boeiende en uitdagende werkomgeving waar je in contact komt met allerlei verschillende mensen. Als medewerker Directiesecretariaat zorg jij ervoor dat alle administratieve en secretariële zaken in de Penitentiaire Inrichting Lelystad op rolletjes lopen.
Standplaats: Lelystad Aantal uur: 24 - 36 Maandsalaris: € 2.482 - € 3.097 Vakgebied: Bedrijfsvoering en Staf Opleiding: MBO - 4 Reageren voor: 30-10-2022 Dienstverband: Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Een gevangenis is eigenlijk een bedrijf, overheidsorganisatie en mini-samenleving ineen. Een boeiende en uitdagende werkomgeving waar je in contact komt met allerlei verschillende mensen. Als medewerker Directiesecretariaat zorg jij ervoor dat alle administratieve en secretariële zaken in de Penitentiaire Inrichting Lelystad op rolletjes lopen.
Standplaats: Lelystad Aantal uur: 24 - 36 Maandsalaris: € 2.482 - € 3.097 Vakgebied: Bedrijfsvoering en Staf Opleiding: MBO - 4 Reageren voor: 30-10-2022 Dienstverband: Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Medewerker Directiesecretariaat Vragen? Direct solliciteren
jouw werk in
Bedrijfsvoering en Staf

DJI biedt mooi en uitdagend werk in een niet-alledaagse omgeving. Achter de mensen die rechtstreeks contact hebben met de gedetineerden en de forensisch patiënten staan talloze collega’s die elke dag een belangrijke operationele of strategische bijdrage leveren aan het goed functioneren en presteren. Dat klinkt misschien simpel, maar er zit meer achter. Zoals de collega’s van Communicatie, Administratie, Onderwijs, ICT, HRM of Onderzoek. Als facilitair-, inkoop- en financeprofessional kun je bij ons ook alle kanten op. We richten ons namelijk op het volledige spectrum van bedrijfsvoering waarin we ons werk steeds efficiënter en innovatiever willen doen. Als professional bij DJI draag je bij aan de veiligheid van de samenleving.

Dit ga je doen



Directie, afdelingshoofden en projectmedewerkers rekenen op jouw organisatorische, secretariële en administratieve ondersteuning. Je zet jouw vaardigheden in om het management 100% te ontzorgen. Je krijgt hierbij veel zelfstandigheid, maar je werkt natuurlijk ook samen met je collega managementondersteuners. 

Als medewerker Directiesecretariaat fungeer je als vraagbaak en frontoffice. Met een stralende glimlach sta je iedereen vakkundig te woord. Dit kan telefonisch of in persoon zijn. Jij zorgt ervoor dat gegevens en overzichten compleet en op tijd aangeleverd worden, zodat het management de juiste beslissingen kan nemen. In de structuur val je onder de plaatsvervangend vestigingsdirecteur die de afdeling BMO onder zijn of haar portefeuille heeft.

De medewerker BMO kent de volgende taken:

  • Je geeft secretariële ondersteuning aan het management.
  • Je organiseert uiteenlopende vergaderingen en bereidt die tot in de puntjes voor.
  • Je completeert vergaderstukken en voegt relevante achtergrondinformatie bij.
  • Je attendeert op bijzondere aandachtspunten.
  • Je notuleert en verzorgt inhoudelijke verslaglegging.
  • Je bewaakt de voortgang en opvolging van gemaakte afspraken en genomen besluiten.
  • Je beheert de agenda van de directieleden.
  • Je bent het eerste aanspreekpunt, zowel telefonisch als schriftelijk, voor interne medewerkers en externe instanties en/of personen.
  • Je bent vraagbaak en contactpersoon voor relevante, algemene en procedurele aangelegenheden van de directie en/of dienst.
  • Je onderhoudt en verzorgt inkomende en uitgaande post en correspondentie op belang en urgentie.
  • Je legt dossiers en archieven aan.
VRAGEN OVER DEZE FUNCTIE? Vacaturenummer: 37627
Mevrouw D. Hoeseini, medewerker Bureau Management Ondersteuning (BMO) 08807-40474
Shared Service Center DJI, Werving & Selectie 08807-54321
Dit neem je mee
  • Je hebt een mbo-4 diploma, bij voorkeur in een secretariële richting of management ondersteuning.
  • Je bent thuis in Excel, Word en PowerPoint.
  • Je kunt goed omgaan met standaard kantoorapplicaties en (automatiserings)systemen voor bedrijfsvoering en projectmanagement.
  • Je hebt basiskennis van de administratieve en bedrijfsvoeringsregels en -procedures.
  • Je spreekt en schrijft goed Nederlands.
  • Je bent klantgericht, integer en organisatiesensitief.
  • Je kunt goed plannen en organiseren en bewaakt effectief de voortgang van het werk.
  • Je kunt goed samenwerken en je werkt actief aan je eigen ontwikkeling.
  • Secretariële en administratieve ondersteuning bieden aan de directie en het middenkader.
  • Het opzetten en bewaken van kwaliteitssystemen;
  • Het uitvoeren van diverse activiteiten in bedrijfsvoering waarbij je kan denken aan het ondersteunen en afwikkelen van formele besluiten met de bijbehorende communicatie.
  • Je bent in staat om secuur te werken en kan discreet omgaan met de vertrouwelijke informatie die tot jouw beschikking komen.
Dit kun je verwachten
  • Salarisniveau schaal 06
  • Maandsalaris min. €2,482.00  - max. €3,097.00  (bruto o.b.v. 36 uur)
  • Dienstverband arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd (met een proeftijd van maximaal 1 maand)
  • Contractduur 1 jaar  
  • Minimaal aantal uren per week 24 
  • Maximaal aantal uren per week 36

Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je brutojaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

er zit meer achter werken biJ Penitentiaire Inrichting Lelystad

Je krijgt zo’n vijfhonderd collega’s in allerlei functies. Denk aan penitentiair inrichtingswerkers, complexbeveiligers en arbeidsmedewerkers. Wat jullie gemeen hebben is de professionele en respectvolle zorg voor mannelijke gedetineerden. Vaak spelen bij hen, naast de opgelegde gevangenisstraf uiteenlopende problematieken een rol; van verslaving en psychische instabiliteit tot licht verstandelijke beperking. Ook de diversiteit in culturele achtergronden is van belang. Waar de ene dag soepel verloopt, kan het op de andere dag onrustig zijn. Afhankelijk van je baan merk je dat direct in het contact met de gedetineerden, soms meer op een afstand.

Naast een boeiende werkplek waarbij je ‘met recht’ een bijdrage levert aan onze belangrijke maatschappelijke taak, kun je ook rekenen op een fijn pakket primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden. Zo kun je met het Individueel Keuzebudget een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Verder zijn er opleidings- en doorgroeimogelijkheden, uitstekende regelingen voor ouderschapsverlof, aantrekkelijke reiskostenregelingen en bedrijfsfitness. Bij een fulltime dienstverband werk je 36 uur per week, bijvoorbeeld vier dagen van negen uur.

PI Lelystad biedt plaats aan 652 gedetineerden.

De gemiddelde verblijfstijd van een gedetineerde is 150 dagen.

Het totale personeelsbestand van PI Lelystad bestaat voor 34% uit vrouwen en 66% uit mannen.

Kijk jij voorbij wat iemand gedaan heeft? Er zit meer achter werken bij DJI
Je bent samen met je team én gedetineerden verantwoordelijk voor een terugkeer in de maatschappij. Gedetineerden worden uiteindelijk gewoon weer iemands buur. Je werkt hier aan veiligheid door mensen vooruit te helpen. Positieve verandering begint met het besef dat het een optelsom is van de kleinste successen. Die leiden tot groots resultaat. Om dat te bereiken moet je verder kijken, voorbij aan wat iemand gedaan heeft.
Meer over werken bij DJI
Zo solliciteer je
  • Solliciteren? Volg de stappen door op de solliciteer knop te drukken en upload je motivatie en cv via je account. We raden je aan eerst meer informatie over onze sollicitatieprocedure te lezen voordat je solliciteert.
  • Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een voordracht van leidinggevende of trajectmanager en een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie.
  • Een assessment kan deel uitmaken van de procedure.
  • Voor deze functie is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist.
  • Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

https://www.functiegebouwrijksoverheid.nl/functiegebouw#/552

Hoe word jij een Medewerker Directiesecretariaat?

Spreekt werken bij DJI je aan? Solliciteer direct! Hiernaast staat uitgelegd hoe het sollicitatietraject er uitziet.

Tijdens het sollicitatietraject willen we je graag beter leren kennen en kun je ook kennismaken met ons.
We kijken ernaar uit om je te ontmoeten!

Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan.
Dit zorgt er voor dat je bij DJI of bij eventuele andere rijksonderdelen makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht (zoals je contactgegevens, je cv en je motivatiebrief) om in te vullen en het is mogelijk om je gegevens te laten inlezen van een ander bestand zoals je cv.
Na het indienen van je sollicitatie ontvang je een ontvangstbevestiging.
De voortgang van je sollicitatie kun je zelf vanuit je profiel volgen (handig!). Daarnaast houden we je telefonisch of per mail op de hoogte van de vervolgstappen van het selectietraject. Goed om te weten: het is mogelijk om je profiel binnen je sollicitatie-account zichtbaar te maken voor andere rijksonderdelen zodat zij je kunnen vinden voor eventuele andere vacatures. Belangrijk: je kiest daarvoor zelf, dit staat los van je eventuele sollicitatie(s), en je besluit zelf welke gegevens je wilt delen.
Het eerste gesprek.
Wanneer de vacaturehouder of manager je cv en motivatiebrief positief heeft beoordeeld krijg je een uitnodiging voor een eerste gesprek. Dit is een kennismaking met de organisatie. Bereid je goed voor door je in te lezen over de functie en de locatie waar je solliciteert. Natuurlijk is dit ook het uitgelezen moment voor jou om te kijken of DJI ook bij je past!
Het (online) assessment.
Voor sommige functies wordt een (online) assessment afgenomen. Zo ja, dan staat dat vooraf in de vacaturetekst aangegeven. Dit assessment wordt meestal tussen het eerste en tweede gesprek afgenomen. De selectiepsycholoog plant, het liefst zo snel mogelijk, met jou het assessment in. Het assessment bestaat meestal uit een rollenspel en een capaciteitentest.
Het tweede gesprek.
Bij een tweede sollicitatiegesprek draait het erom dat de organisatie en jij erachter komen of jullie de juiste match zijn. Het tweede gesprek is dan ook meestal met een aantal collega’s met wie je zou gaan samenwerken. Dus ook nu is het belangrijk een goede eerste indruk achter te laten zodat je ook deze gesprekspartner voor je kunt winnen.
Arbeidsvoorwaardengesprek.
Bij DJI kun je rekenen op goede arbeidsvoorwaarden. Naast een mooi salaris bieden wij een Individueel Keuzebudget (IKB). Met het IKB maak je keuzes die passen bij je eigen wensen, afgestemd op je persoonlijke levensfase en doelen. Onze uitstekende studiefaciliteiten zorgen ervoor dat je je kunt blijven ontwikkelen.
Een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).
Na het arbeidsvoorwaardengesprek ontvang je een e-mail van Dienst Justis met het verzoek om een ‘Verklaring Omtrent het Gedrag’ (VOG) aan te vragen. Deze VOG is noodzakelijk om in dienst te kunnen treden bij DJI. Wil je weten of je recht hebt op een VOG? Dat kan je hier checken: vogcheck.justis.nl of op watdevog.nl.
''Onze medewerkers krijgen de kans om zich te ontwikkelen en door te groeien''
''Onze medewerkers krijgen de kans om zich te ontwikkelen en door te groeien''

Frans & Yvette zijn BHV coördinator en opleidingscoördinator bij RJJI

Frans en Yvette zijn als duo samen verantwoordelijk voor de scholing en ontwikkeling binnen de RJJI. Werken bij de RJJI betekent werken bij een organisatie die continu in beweging is door ontwikkelingen vanuit de strafrechtketen, politiek of wetenschap.