Medewerker bedrijfsbureau huisvesting

Het team huisvesting bestaat uit ongeveer 15 huisvestingsadviseurs. Zij zijn elk verantwoordelijk voor meerdere locaties. Voor deze locaties treden zij op als opdrachtgever aan het Rijksvastgoedbedrijf, dat eigenaar is van de panden. In het lokaal huisvestingsoverleg worden de grote projecten en het uit te voeren onderhoud afgestemd. Bij grote projecten wordt er in projectgroepen gestuurd op de voortgang en kwaliteit en beheersing van de kosten.

Er is dagelijks veel onderhoud nodig aan onze panden. Daarnaast zijn veel van de gebouwen en beveiligingsinstallaties toe aan grootschalige vervanging en vernieuwing. Daarbij moeten we rekening houden met nieuwe eisen en mogelijkheden op het gebied van beveiliging & cybersecurity, (binnen)klimaat en duurzaamheid. Het is essentieel dat het primaire proces hierbij doorgang vindt en dat we zorgen voor een veilige en gezonde woon- en werkomgeving. We verbouwen terwijl “de winkel open is”. We werken aan de routekaart voor 2050.

Binnen het team huisvesting vorm je met twee collega’s (een adviseur bedrijfsvoering en een medewerker administratie) het ‘bedrijfsbureau huisvesting’. Zij ondersteunen de huisvestingsadviseurs en directie en organiseren de administratie en control van het team Huisvesting. Als medewerker van het Bedrijfsbureau (formeel: medewerker projectmanagement) krijg je in het bijzonder de volgende taken:

• Het organiseren, coördineren en vastleggen van het teamoverleg huisvesting (samen met het afdelingshoofd)
• Als projectsecretaris organiseer je het overzicht op de uitvoering van landelijke programma’s, zoals de rijkspas, laadpalen of EML-maatregelen.
• Het ondersteunen en vervangen van de collega’s van het bedrijfsbureau voor de financiële administratie (instemmingen op onderhoud, facturatie, en het laten goedkeuren van projectvoorstellen). Een deel hiervan neem jij voor je rekening, bijvoorbeeld het inzicht in onze lijst majeure projecten.
• Je draagt actief bij aan het verbeteren van de processen bij FHI (samen met het Rijksvastgoedbedrijf).
• Het ondersteunen van de directie FHI in de control op de huisvestingsprojecten, o.a. door het leveren van overzichten en analyses.
• Als projectsecretaris organiseer je samen met de betreffende huisvestingsadviseur en/of het afdelingshoofd verschillende stuurgroepen en andere overleggen voor grote huisvestingsprojecten. Dit betekent o.a. het opstellen van de agenda, inplannen van de vergadering en het zorgen voor de actielijst en het verslag.
• Het ondersteunen van de actualisatie van het Programma van Eisen.