Managementondersteuner

Als managementondersteuner bij JCS speel jij een sleutelrol in het efficiënt laten verlopen van dagelijkse processen. Jij ondersteunt de directie, zodat zij zich volledig kunnen concentreren op hun kerntaken. Met twee directe collega’s ben jij verantwoordelijk voor een breed scala aan taken, waarbij jouw organisatorische en communicatieve vaardigheden volledig tot hun recht komen. Samen vormen jullie bureau management ondersteuning. Jullie hebben elk je eigen aandachtsgebied, waarbij jij voornamelijk de plaatsvervangend vestigingsdirecteuren ondersteunt. Bij afwezigheid vangen jullie elkaar op, zodat er altijd een fysiek aanspreekpunt voor het management is en de afwezigheid gespreid blijft.

Concreet betekent dit:

• Representatie en gastheerschap:
  Jij hebt een scherp oog voor de details die de dagelijkse werkomgeving ondersteunen. Je stemt je houding en aanpak af op de situatie en de gesprekspartners, en zorgt ervoor dat alles soepel verloopt. Met je intuïtie en professionaliteit ben jij degene die de directie in staat stelt zich volledig op hun kerntaken te concentreren, door proactief te anticiperen op wat nodig is en alles op de achtergrond perfect te regelen.
• Agendabeheer:
  Je beheert de agenda van de directie, houdt overzicht en zorgt dat afspraken efficiënt gepland worden. Bijvoorbeeld, wanneer een overleg met meerdere partijen uitloopt, zoek jij direct naar een oplossing om alle betrokkenen weer op één lijn te krijgen;
• Contactpersoon voor interne en externe vragen:
  Jij bent hét aanspreekpunt voor medewerkers en externe partijen met vragen over procedurele zaken. Of het nu gaat om een collega met een urgente vraag over beleid of de coördinatie van een reactie naar een externe instantie;
• Voorbereiden en notuleren van vergaderingen:
  Je verzamelt agendapunten en input, stelt de agenda op en notuleert. Zo zet je na diverse overleggen de belangrijkste actiepunten helder op papier, zodat iedereen weet wat er verwacht wordt;
• Post en correspondentie afhandelen:
  Je beoordeelt binnenkomende post en correspondentie op belang en prioriteit, en verstuurt brieven namens de directie. Je zorgt dat een dringende brief snel bij de juiste persoon terecht komt en dat een officiële reactie op tijd de deur uitgaat;
• Ad-hoc ondersteuning:
  Je pakt onverwachte taken proactief op. Bijvoorbeeld, als een geplande presentatie van de directie technisch niet werkt, zorg jij binnen no-time voor een oplossing. 
  
  

Klaar voor een nieuwe uitdaging?
Zie jij jezelf als dé managementondersteuner die het directieteam van Justitieel Complex Schiphol naar een hoger niveau tilt? Solliciteer nu en laat zien wat jij in huis hebt! Heb je nog vragen? Neem gerust contact op.