Managementondersteuner

Met jouw ontembare enthousiasme zorg jij ervoor dat het secretariaat op rolletjes loopt. Je beheert met doortastend gemak de complexe agenda’s van meerdere managers, plant bijeenkomsten en stemt af met collega’s binnen én buiten de organisatie. Je signaleert knelpunten, lost ze op en denkt vooruit. Acties worden op tijd opgepakt en wat niet lukt, geef je tijdig aan.

De diversiteit aan werkzaamheden is bij jou in goede handen: van personeelsattenties bestellen tot formele besluitvormingsstukken redigeren, nooit een saai moment. Je ontvangt bezoekers en begeleidt afspraken. Je beheert post en e-mail en zorgt voor heldere verslaglegging van vergaderingen. Je weet wat er speelt, schakelt makkelijk tussen verschillende taken en stelt prioriteiten in een dynamische omgeving.

Je werkt hybride: minimaal twee dagen op kantoor in Den Haag, de rest online. Jij bent in de lead van je eigen werkzaamheden. Je neemt initiatief en durft keuzes te maken. Met jouw vrolijke, open houding en stevige aanpak ontzorg je je managers én houd je overzicht.

Binnen onze organisatie hechten we waarde aan een informele sfeer, korte lijnen en samenwerking.

Het secretariaat bestaat uit 2 managementondersteuners en een directiesecretaris. Waar nodig vervangen zij elkaar.

Hoofdtaken:

• Agendabeheer van directeur, plaatsvervangend directeur en lijnmanagers;
• Verzorgen van correspondentie (zowel inkomend als uitgaand) vanuit het directiesecretariaat;
• Afstemmen en opstellen van agenda’s voor verschillende formele overlegge;
• Ondersteunen van en bij vergaderingen van directieleden en lijnmanagers;
• Opstellen van verslagen en eventuele actielijsten, en afstemmen van de voortgang van zaken;
• Diverse administratieve handelingen ter ondersteuning van de directie en lijnmanagers.