Zoeken
Terug

Managementondersteuner

Er zit meer achter

Heb jij een passie voor plannen en organiseren? Ben je de rots in de branding voor onze directeuren en houd je je hoofd koel en behoud je overzicht in stressvolle situaties? Kun jij vooruitdenken, anticiperen en improviseren met een glimlach? Als dit jou aanspreekt, dan zijn wij op zoek naar jou voor ons gezellige team!
Standplaats: 's-Gravenhage Aantal uur: 32 - 36 Maandsalaris: € 2.734 - € 3.529 Vakgebied: Bedrijfsvoering en Staf Opleiding: MBO - 4 Reageren voor: 03-06-2024 Dienstverband: Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Heb jij een passie voor plannen en organiseren? Ben je de rots in de branding voor onze directeuren en houd je je hoofd koel en behoud je overzicht in stressvolle situaties? Kun jij vooruitdenken, anticiperen en improviseren met een glimlach? Als dit jou aanspreekt, dan zijn wij op zoek naar jou voor ons gezellige team!
Standplaats: 's-Gravenhage Aantal uur: 32 - 36 Maandsalaris: € 2.734 - € 3.529 Vakgebied: Bedrijfsvoering en Staf Opleiding: MBO - 4 Reageren voor: 03-06-2024 Dienstverband: Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Bewaar vacature Vacature bewaard
Managementondersteuner Vragen? Direct solliciteren
jouw werk in
Bedrijfsvoering en Staf

DJI biedt mooi en uitdagend werk in een niet-alledaagse omgeving. Achter de mensen die rechtstreeks contact hebben met de gedetineerden en de forensisch patiënten staan talloze collega’s die elke dag een belangrijke operationele of strategische bijdrage leveren aan het goed functioneren en presteren. Dat klinkt misschien simpel, maar er zit meer achter. Zoals de collega’s van Communicatie, Administratie, Onderwijs, ICT, HRM of Onderzoek. Als facilitair-, inkoop- en financeprofessional kun je bij ons ook alle kanten op. We richten ons namelijk op het volledige spectrum van bedrijfsvoering waarin we ons werk steeds efficiënter en innovatiever willen doen. Als professional bij DJI draag je bij aan de veiligheid van de samenleving.

Dit ga je doen



Bij de Dienst Justitiële Inrichtingen in Den Haag zoeken we meerdere gedreven managementondersteuners voor onze (divisie)directeuren. Je houdt van dynamiek en maakt graag het verschil. Typerend voor ons team: 'Never a dull moment'. We zijn dan ook op zoek naar iemand die die dynamiek omarmt en wil bijdragen aan het succes van onze directie(s).

Wat ga je doen als managementondersteuner?
Als managementondersteuner draai je mee in een uitdagende omgeving waarin geen dag hetzelfde is. Je belangrijkste verantwoordelijkheden omvatten:
 

  • Beheer van complexe agenda's, waarbij je ervoor zorgt dat alles vlekkeloos verloopt.
  • Organisatie van in- en externe besprekingen en bijeenkomsten.
  • Verzamelen en archivering van vergaderstukken, correspondentie en e-mails met behulp van iBabs.
  • Regelmatig vervoer regelen en ervoor zorgen dat alles tot in de puntjes klopt, zodat de directeur(en) goed voorbereid  aanwezig kunnen zijn bij vergaderingen.
  • Prioriteiten stellen en deadlines bewaken, waarbij je proactief en assertief handelt.
  • Signaalfunctie vervullen, effectief schakelen op verschillende niveaus en omgaan met vertrouwelijke informatie.


Zorgen dat de juiste informatie op het juiste moment beschikbaar is. Als jij enthousiast wordt van deze uitdaging en denkt dat je een waardevolle toevoeging bent aan ons team, dan willen we graag kennismaken. Dienst Justitiële Inrichtingen biedt een dynamische werkomgeving en volop mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen.

Solliciteer snel en wie weet word jij onze nieuwe managementondersteuner!

VRAGEN OVER DEZE FUNCTIE? Vacaturenummer: 51516
Mevrouw L. El Ouaamari, hoofd secretariaat 06-15953494
Heleen Sissing, corporate recruiter DJI 06-15454158
Dit neem je mee
  • Een afgeronde mbo 4-opleiding, bij voorkeur in de richting van managementondersteuning of personal assistent.
  • Minimaal vijf jaar relevante werkervaring.
  • Beheersing van applicaties zoals Microsoft Office, iBabs en ervaring met archiefbeheersystemen.
  • Bekendheid met digitale tools voor thuiswerken (DJI gebruikt Skype for Business en Webex).
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.


Dit is jouw kracht
 

  • Begrip van politiek-bestuurlijke verhoudingen en de mogelijkheid om hierop te reageren.
  • Uitstekende communicatieve vaardigheden.
  • Initiatiefrijk en gericht op ontzorgen.
  • Integriteit staat bij jou hoog in het vaandel.
  • Vermogen om hoofd- en bijzaken te scheiden, prioriteiten te stellen en te relativeren.
  • Uitstekende plannings- en organisatievaardigheden, inclusief snel schakelen.
  • Bereidheid om nieuwe taken en uitdagingen met flexibiliteit aan te gaan.


In deze rol ondersteun je onze directeur(en) in een complexe, politiek-bestuurlijke omgeving, waarbij een persoonlijke klik van groot belang is.

Dit kun je verwachten
  • Een Individueel Keuzebudget. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en stel je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samen. Het kan bijvoorbeeld bestaan uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) of vakantiedagen
  • Volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer
  • Een pensioenregeling
  • Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof
  • Studiemogelijkheden voor persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling
  • De mogelijkheid gebruik te maken van bedrijfsfitness
  • Salarisniveau - min. Schaal 07 - max. Schaal 07
  • Maandsalaris - min. €2.734,00 - max. €3.529,00 (bruto o.b.v. 36 uur)
  • Dienstverband -  Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd (met eventueel een proeftijd van maximaal 1 maand)
  • Contractduur - 1 jaar
  • Minimaal aantal uren per week - 32
  • Maximaal aantal uren per week - 36
Hoofdkantoor Directie Beleid en Bestuursondersteuning

Je krijgt zo’n kleine negentig collega’s in allerlei functies. Denk aan communicatieadviseurs, beleidsadviseurs, juristen en analisten. Wat jullie gemeen hebben is het werken in een complex gelaagde organisatie met de vakgebieden beleid, communicatie, juridische zaken, bestuurlijke en secretariële ondersteuning van het DJI-hoofdkantoor. Daarbij kun je een bijdrage leveren aan nieuwe processen en producten die worden ontworpen en beproefd naast de bestaande werkwijzen. De dynamiek van het politiek gevoelige werkveld maakt dat actualiteit, incidenten en media van invloed zijn op een gemiddelde week.

Meer over jouw toekomstige afdeling

De afdeling Bestuursondersteuning bestaat uit stafmedewerkers en secretaresses. We ondersteunen en adviseren de (hoofd)directie of de divisiedirecties. Dat doen we zowel op procesmatig als administratief-secretarieel vlak.

Het team van secretaresses bestaat uit 15,5 fte en wordt aangestuurd door het hoofd Secretariaat. Samen ondersteunen we de hoofddirectie, de (divisie)directeuren en een (beperkt) aantal van de medewerkers van het hoofdkantoor. Wij zijn het visitekaartje van de organisatie en zorgen ervoor dat het management de juiste personen spreekt en dat de juiste mensen zijn uitgenodigd voor overleg.

In nauwe samenwerking met de stafmedewerkers van een directie of divisie zien wij erop toe dat de benodigde stukken voor overleggen zijn voorbereid, geannoteerd en volledig en op tijd aanwezig zijn. Daarnaast hebben we administratieve en organiserende taken, bijvoorbeeld op het gebied van de indiensttreding van nieuwe medewerkers, bestellingen van spullen en de logistiek rondom overleggen. Ook pakken we enkele hoofdkantoorbrede, ondersteunende werkzaamheden op. Daarbij kun je denken aan dienstreizen.

Meer over deze locatie

Per dag zijn er zo’n 11.000 gedetineerden ‘binnen’.

Het gemiddelde dienstverband bij DJI bedraagt 13,3 jaar.

Het totale personeelsbestand van DJI bestaat voor 36% uit vrouwen en 64% uit mannen.

Kijk jij voorbij wat iemand gedaan heeft? Er zit meer achter werken bij DJI
Je bent samen met je team én gedetineerden verantwoordelijk voor een terugkeer in de maatschappij. Gedetineerden worden uiteindelijk gewoon weer iemands buur. Je werkt hier aan veiligheid door mensen vooruit te helpen. Positieve verandering begint met het besef dat het een optelsom is van de kleinste successen. Die leiden tot groots resultaat. Om dat te bereiken moet je verder kijken, voorbij aan wat iemand gedaan heeft.
Meer over werken bij DJI
Bijzonderheden
  • Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan. Dit zorgt ervoor dat je bij DJI, of bij eventuele andere rijksonderdelen, makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht om in te vullen. Met je account kan je ook de status van je sollicitatie inzien, handig toch? Meer informatie hierover vind je in onze sollicitatieprocedure.
  • Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie. 
  • Een assessment kan deel uitmaken van de sollicitatieprocedure. 
  • Voor alle functies binnen DJI is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist. DJI vergoedt de kosten voor de aanvraag van een VOG. Wil je weten of je recht hebt op een VOG? Dat kan je hier checken: vogcheck.justis.nl. 
  • Thuiswerken behoort tot de mogelijkheden, DJI biedt goede faciliteiten om thuis te werken.
  • Werknemers kunnen vanwege het nieuwe CAO-akkoord uitkijken naar een flinke loonsverhoging van gemiddeld 9,7% vanaf juli 2024 tot eind 2025. Bovendien zijn er extra voordelen zoals een verhoogd Individueel Keuzebudget en eenmalige uitkeringen. 
  • Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Zo solliciteer je

Spreekt werken bij DJI je aan? Solliciteer direct! Hiernaast staat uitgelegd hoe het sollicitatietraject er uitziet.

Tijdens het sollicitatietraject willen we je graag beter leren kennen en kun je ook kennismaken met ons.
We kijken ernaar uit om je te ontmoeten!

Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan.
Dit zorgt er voor dat je bij DJI of bij eventuele andere rijksonderdelen makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht (zoals je contactgegevens, je cv en je motivatiebrief) om in te vullen en het is mogelijk om je gegevens te laten inlezen van een ander bestand zoals je cv.
Na het indienen van je sollicitatie ontvang je een ontvangstbevestiging.
De voortgang van je sollicitatie kun je zelf vanuit je profiel volgen (handig!). Daarnaast houden we je telefonisch of per mail op de hoogte van de vervolgstappen van het selectietraject. Goed om te weten: het is mogelijk om je profiel binnen je sollicitatie-account zichtbaar te maken voor andere rijksonderdelen zodat zij je kunnen vinden voor eventuele andere vacatures. Belangrijk: je kiest daarvoor zelf, dit staat los van je eventuele sollicitatie(s), en je besluit zelf welke gegevens je wilt delen.
Het eerste gesprek.
Wanneer de vacaturehouder of manager je cv en motivatiebrief positief heeft beoordeeld krijg je een uitnodiging voor een eerste gesprek. Dit is een kennismaking met de organisatie. Bereid je goed voor door je in te lezen over de functie en de locatie waar je solliciteert. Natuurlijk is dit ook het uitgelezen moment voor jou om te kijken of DJI ook bij je past!
Het (online) assessment (voor bepaalde functies).
Voor sommige functies wordt een (online) assessment afgenomen. Zo ja, dan staat dat vooraf in de vacaturetekst aangegeven. Dit assessment wordt meestal tussen het eerste en tweede gesprek afgenomen. De selectiepsycholoog plant, het liefst zo snel mogelijk, met jou het assessment in. Het assessment bestaat meestal uit een rollenspel en een capaciteitentest.
Het tweede gesprek.
Bij een tweede sollicitatiegesprek draait het erom dat de organisatie en jij erachter komen of jullie de juiste match zijn. Het tweede gesprek is dan ook meestal met een aantal collega’s met wie je zou gaan samenwerken. Dus ook nu is het belangrijk een goede eerste indruk achter te laten zodat je ook deze gesprekspartner voor je kunt winnen.
Arbeidsvoorwaardengesprek.
Bij DJI kun je rekenen op goede arbeidsvoorwaarden. Naast een mooi salaris bieden wij een Individueel Keuzebudget (IKB). Met het IKB maak je keuzes die passen bij je eigen wensen, afgestemd op je persoonlijke levensfase en doelen. Onze uitstekende studiefaciliteiten zorgen ervoor dat je je kunt blijven ontwikkelen.
Een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).
Na het arbeidsvoorwaardengesprek ontvang je een e-mail van Dienst Justis met het verzoek om een ‘Verklaring Omtrent het Gedrag’ (VOG) aan te vragen. Deze VOG is noodzakelijk om in dienst te kunnen treden bij DJI. Wil je weten of je recht hebt op een VOG? Dat kan je hier checken: vogcheck.justis.nl of hier (voor jongeren) justis.nl/jongeren.
''Als je proactief bent, kun je bij DJI veel doen''
''Als je proactief bent, kun je bij DJI veel doen''

Karin is vestigingsdirecteur bij penitentiaire inrichting Dordrecht

“Bij DJI liggen ontzettend veel kansen en mogelijkheden. Als je het zelf wilt, investeert de organisatie in je. Bovendien is er altijd ruimte om mee te kijken met collega’s en bij ketenpartners.” Karin Winkelman, nu vestigingsdirecteur van PI Dordrecht, kan het weten. Al 26 jaar werkt ze bij DJI, in veel verschillende functies en onderdelen.

Lees het verhaal van Karin