Zoeken
Terug

Managementondersteuner

Er zit meer achter

De Penitentiaire Inrichting (PI) Grave staat voor een veilige, persoonsgerichte en menswaardige detentie en werkt samen met haar ketenpartners en gedetineerden aan een succesvolle re-integratie in de samenleving. Als waardevolle managementassistent zorg jij er mede voor dat de directie in deze missie slaagt. Je biedt secretariële ondersteuning ten behoeve van directie en middenkader. Interesse gewekt, lees dan gauw verder! 
Standplaats: Grave Aantal uur: 24 - 28 Maandsalaris: € 2.557 - € 3.190 Vakgebied: Bedrijfsvoering en Staf Opleiding: MBO Reageren voor: 06-12-2023 Dienstverband: Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd
De Penitentiaire Inrichting (PI) Grave staat voor een veilige, persoonsgerichte en menswaardige detentie en werkt samen met haar ketenpartners en gedetineerden aan een succesvolle re-integratie in de samenleving. Als waardevolle managementassistent zorg jij er mede voor dat de directie in deze missie slaagt. Je biedt secretariële ondersteuning ten behoeve van directie en middenkader. Interesse gewekt, lees dan gauw verder! 
Standplaats: Grave Aantal uur: 24 - 28 Maandsalaris: € 2.557 - € 3.190 Vakgebied: Bedrijfsvoering en Staf Opleiding: MBO Reageren voor: 06-12-2023 Dienstverband: Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd
Bewaar vacature Vacature bewaard
Managementondersteuner Vragen? Direct solliciteren
jouw werk in
Bedrijfsvoering en Staf

DJI biedt mooi en uitdagend werk in een niet-alledaagse omgeving. Achter de mensen die rechtstreeks contact hebben met de gedetineerden en de forensisch patiënten staan talloze collega’s die elke dag een belangrijke operationele of strategische bijdrage leveren aan het goed functioneren en presteren. Dat klinkt misschien simpel, maar er zit meer achter. Zoals de collega’s van Communicatie, Administratie, Onderwijs, ICT, HRM of Onderzoek. Als facilitair-, inkoop- en financeprofessional kun je bij ons ook alle kanten op. We richten ons namelijk op het volledige spectrum van bedrijfsvoering waarin we ons werk steeds efficiënter en innovatiever willen doen. Als professional bij DJI draag je bij aan de veiligheid van de samenleving.

Dit ga je doen



Als managementondersteuner ben je voor interne medewerkers en externe partijen het eerste aanspreekpunt en dus het visitekaartje op het gebied van uiteenlopende aangelegenheden van het management. Tevens fungeer je als vraagbaak voor het management, middenkader en andere disciplines. Hierbij kijk je naar de prioriteiten van binnengekomen berichten, vragen en afspraken. 

Met jouw bijdrage als managementondersteuner draag je niet alleen bij aan de efficiënte werking van de afdeling Bureau Management Ondersteuning (BMO), maar ben je ook het visitekaartje van de PI. De afdeling BMO bestaat uit een hoofd BMO en 3 managementondersteuners. 

Als managementondersteuner ga jij de volgende taken uitvoeren: 

  •  Agendabeheer Management: Je beheert de agenda’s van de managementleden. Het inplannen van afspraken is slechts het begin; je zorgt dat acties worden opgevolgd en afgerond.
  •  Organisatie van vergaderingen/overleggen: Je speelt een centrale rol in het organiseren van vergaderingen/overleggen, in nauw overleg met de leidinggevenden. Agenda's opstellen en documentatie beheren: Je stelt overzichtelijke agenda's op voor bijeenkomsten, zorgt ervoor dat alle benodigde documenten beschikbaar zijn en verzorgt een heldere verslaglegging van de besprekingen. Ook houd je een actielijst bij om ervoor te zorgen dat alle taken worden afgehandeld.
  • Digitaal archiefbeheer: Het op orde houden van het digitale archief behoort tot jouw verantwoordelijkheden. Door jouw inspanningen blijven alle relevante documenten gemakkelijk toegankelijk en georganiseerd.
  • HR-ondersteuning: Naast het bovenstaande verzorg je ook ondersteunende taken aan onze HR-afdeling.
  • Diverse werkzaamheden van facilitaire aard zoals, bestellingen, uitgifte laptops, en beheer vergaderruimten.
VRAGEN OVER DEZE FUNCTIE? Vacaturenummer: 48037
Mevrouw M. Verheul, hoofd bureau management en ondersteuning 06-27161139
Shared Service Center DJI, Werving & Selectie 08807-54321
Dit neem je mee

Dit neem je mee

  • Je hebt een mbo-opleiding op secretarieel gebied afgerond en ruime werkervaring in een soortgelijke functie, bijvoorbeeld als secretaresse, managementondersteuner of directiesecretaresse.
  • Je hebt ruime notuleerervaring en een dienstverlenende en proactieve instelling.
  • Je beheerst de Nederlandse taal in woord en geschrift uitstekend.
  • Je bent vaardig met Microsoft Office-toepassingen, zoals Outlook, Excel, Word en Power Point.


Dit is jouw kracht

  • Zorgvuldig en netjes werken.
  • Bereidheid om nieuwe taken en uitdagingen met flexibiliteit aan te gaan.
  • Uitstekende communicatieve vaardigheden.
  • Collegiaal, representatief, integer en gericht op samenwerking.
  • Initiatiefrijk en gericht op ontzorgen.
  • Vermogen om hoofd- en bijzaken te scheiden, prioriteiten te stellen en te relativeren.
  • En je blinkt uit in plannen en organiseren.
Dit kun je verwachten
  • Een Individueel Keuzebudget. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en stel je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samen. Het kan bijvoorbeeld bestaan uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) of vakantiedagen
  • Volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer
  • Een pensioenregeling
  • Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof
  • Studiemogelijkheden voor persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling
  • De mogelijkheid gebruik te maken van bedrijfsfitness
  • Vanaf 1 januari 2024 worden de salarissen met 1,5% verhoogd
  • Salarisniveau - min. Schaal 06 - max. Schaal 06
  • Maandsalaris - min. €2.557,00 - max. €3.190,00 (bruto o.b.v. 36 uur)
  • Dienstverband -  Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd (met eventueel een proeftijd van maximaal 1 maand)
  • Contractduur - 1 jaar
  • Minimaal aantal uren per week - 24
  • Maximaal aantal uren per week - 28
er zit meer achter werken biJ Penitentiaire Inrichting Grave
Je krijgt zo’n driehonderdvijftig collega’s in allerlei functies. Denk aan penitentiair inrichtingswerkers, bewaarders, justitieel verpleegkundigen en casemanagers. Wat jullie gemeen hebben is de professionele en respectvolle zorg voor gedetineerden met verschillende problematieken en culturen. Werken bij de PI Grave is een baan die ertoe doet. Door de opgelegde straffen uit te voeren dragen we namelijk bij aan een veiligere samenleving. Reken daarbij op volop afwisseling en dynamiek zodat geen enkele dag hetzelfde is.

Naast een boeiende werkplek waarbij je ‘met recht’ een bijdrage levert aan onze belangrijke maatschappelijke taak, kun je ook rekenen op een fijn pakket primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden. Zo kun je met het Individueel Keuzebudget een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Verder zijn er opleidings- en doorgroeimogelijkheden, uitstekende regelingen voor ouderschapsverlof, aantrekkelijke reiskostenregelingen en bedrijfsfitness. Bij een fulltime dienstverband werk je 36 uur per week, bijvoorbeeld vier dagen van negen uur.
Meer over deze locatie

PI Grave biedt plaats aan 451 gedetineerden.

De gemiddelde verblijfstijd van een arrestant is 15 dagen en voor een gedetineerde in het huis van bewaring 75 dagen.

Het totale personeelsbestand van PI Grave bestaat voor 35% uit vrouwen en 65% uit mannen.

Kijk jij voorbij wat iemand gedaan heeft? Er zit meer achter werken bij DJI
Je bent samen met je team én gedetineerden verantwoordelijk voor een terugkeer in de maatschappij. Gedetineerden worden uiteindelijk gewoon weer iemands buur. Je werkt hier aan veiligheid door mensen vooruit te helpen. Positieve verandering begint met het besef dat het een optelsom is van de kleinste successen. Die leiden tot groots resultaat. Om dat te bereiken moet je verder kijken, voorbij aan wat iemand gedaan heeft.
Meer over werken bij DJI
Bijzonderheden
  • Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan. Dit zorgt ervoor dat je bij DJI, of bij eventuele andere rijksonderdelen, makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht om in te vullen. Met je account kan je ook de status van je sollicitatie inzien, handig toch? Meer informatie hierover vind je in onze sollicitatieprocedure.
  • Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie. 
  • Een assessment kan deel uitmaken van de sollicitatieprocedure. 
  • Voor alle functies binnen DJI is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist. DJI vergoedt de kosten voor de aanvraag van een VOG. Wil je weten of je recht hebt op een VOG? Dat kan je hier checken: vogcheck.justis.nl. 
  • Reageren kan tot en met 5 december 2023.
  • Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Zo solliciteer je

Spreekt werken bij DJI je aan? Solliciteer direct! Hiernaast staat uitgelegd hoe het sollicitatietraject er uitziet.

Tijdens het sollicitatietraject willen we je graag beter leren kennen en kun je ook kennismaken met ons.
We kijken ernaar uit om je te ontmoeten!

Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan.
Dit zorgt er voor dat je bij DJI of bij eventuele andere rijksonderdelen makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht (zoals je contactgegevens, je cv en je motivatiebrief) om in te vullen en het is mogelijk om je gegevens te laten inlezen van een ander bestand zoals je cv.
Na het indienen van je sollicitatie ontvang je een ontvangstbevestiging.
De voortgang van je sollicitatie kun je zelf vanuit je profiel volgen (handig!). Daarnaast houden we je telefonisch of per mail op de hoogte van de vervolgstappen van het selectietraject. Goed om te weten: het is mogelijk om je profiel binnen je sollicitatie-account zichtbaar te maken voor andere rijksonderdelen zodat zij je kunnen vinden voor eventuele andere vacatures. Belangrijk: je kiest daarvoor zelf, dit staat los van je eventuele sollicitatie(s), en je besluit zelf welke gegevens je wilt delen.
Het eerste gesprek.
Wanneer de vacaturehouder of manager je cv en motivatiebrief positief heeft beoordeeld krijg je een uitnodiging voor een eerste gesprek. Dit is een kennismaking met de organisatie. Bereid je goed voor door je in te lezen over de functie en de locatie waar je solliciteert. Natuurlijk is dit ook het uitgelezen moment voor jou om te kijken of DJI ook bij je past!
Het (online) assessment (voor bepaalde functies).
Voor sommige functies wordt een (online) assessment afgenomen. Zo ja, dan staat dat vooraf in de vacaturetekst aangegeven. Dit assessment wordt meestal tussen het eerste en tweede gesprek afgenomen. De selectiepsycholoog plant, het liefst zo snel mogelijk, met jou het assessment in. Het assessment bestaat meestal uit een rollenspel en een capaciteitentest.
Het tweede gesprek.
Bij een tweede sollicitatiegesprek draait het erom dat de organisatie en jij erachter komen of jullie de juiste match zijn. Het tweede gesprek is dan ook meestal met een aantal collega’s met wie je zou gaan samenwerken. Dus ook nu is het belangrijk een goede eerste indruk achter te laten zodat je ook deze gesprekspartner voor je kunt winnen.
Arbeidsvoorwaardengesprek.
Bij DJI kun je rekenen op goede arbeidsvoorwaarden. Naast een mooi salaris bieden wij een Individueel Keuzebudget (IKB). Met het IKB maak je keuzes die passen bij je eigen wensen, afgestemd op je persoonlijke levensfase en doelen. Onze uitstekende studiefaciliteiten zorgen ervoor dat je je kunt blijven ontwikkelen.
Een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).
Na het arbeidsvoorwaardengesprek ontvang je een e-mail van Dienst Justis met het verzoek om een ‘Verklaring Omtrent het Gedrag’ (VOG) aan te vragen. Deze VOG is noodzakelijk om in dienst te kunnen treden bij DJI. Wil je weten of je recht hebt op een VOG? Dat kan je hier checken: vogcheck.justis.nl of op watdevog.nl.
''Wat mijn baan zo leuk maakt? Afwisseling én meedenken over de processen!''
''Wat mijn baan zo leuk maakt? Afwisseling én meedenken over de processen!''

Ruth werkt als financieel administratief medewerker bij het Shared Service Center

Ruth kent de financiële administratie van de Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) als de beste. Ze werkt hier sinds 2007 en heeft alle kanten gezien: van declaraties en P-Direkt tot aan debiteuren en crediteuren. “De afwisseling vind ik leuk! Net als het meedenken over processen, en die vervolgens samen met je collega’s optimaliseren. Dat houdt mijn baan uitdagend.”

Lees het verhaal van Ruth