Home Vacatures Managementassistent

Managementassistent

Ben jij die administratieve kracht die overzicht creëert, directieleden ontzorgt en weet jij je hoofd koel te houden in hectische situaties? Dan zoeken wij jou!
Rotterdam 32 - 36 uur € 2.595 - € 3.238 Bedrijfsvoering en Staf MBO - 4/MBO - 3 Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Reageer voor 28-10-2024
Ben jij die administratieve kracht die overzicht creëert, directieleden ontzorgt en weet jij je hoofd koel te houden in hectische situaties? Dan zoeken wij jou!
Rotterdam 32 - 36 uur € 2.595 - € 3.238 Bedrijfsvoering en Staf MBO - 4/MBO - 3 Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Reageer voor 28-10-2024
Managementassistent Vraag? Direct solliciteren

jouw werk in Bedrijfsvoering en Staf

DJI biedt mooi en uitdagend werk in een niet-alledaagse omgeving. Achter de mensen die rechtstreeks contact hebben met de gedetineerden en de forensisch patiënten staan talloze collega's die elke dag een belangrijke operationele of strategische bijdrage leveren aan het goed functioneren en presteren. Dat klinkt misschien simpel, maar er zit meer achter. Zoals de collega's van Communicatie, Administratie, Onderwijs, ICT, HRM of Onderzoek. Als facilitair-, inkoop- en financeprofessional kun je bij ons ook alle kanten op. We richten ons namelijk op het volledige spectrum van bedrijfsvoering waarin we ons werk steeds efficiënter en innovatiever willen doen. Als professional bij DJI draag je bij aan de veiligheid van de samenleving.

Dit ga je doen als Managementassistent

Dit ga je doen als Managementassistent

Door interne doorstroom van onze huidige managementassistent zijn wij binnen Detentiecentrum Rotterdam op zoek naar een enthousiaste en gedreven collega die het team komt versterken. Haal jij voldoening uit het plannen, organiseren en het creëren van overzicht? Kun jij meedenken en onze directieleden ontzorgen? Wacht niet langer en solliciteer!

Als managementassistent bied je allround ondersteuning op secretarieel gebied en verricht je een gevarieerd pakket aan organisatorische en administratieve werkzaamheden van de directie. Je beheert de agenda en afspraken en stelt prioriteiten waar nodig. In samenspraak met het directielid bereid je afspraken inhoudelijk voor. De mailbox hou je dagelijks bij en je handelt vragen en/of verzoeken zoveel mogelijk zelfstandig af. Ook organiseer je vergaderingen en/of bijeenkomsten, waar je als notulist optreedt. Maar dat is niet alles. Naast de bovengenoemde zaken verstuur je interne mededelingen en zorg je voor administratieve ondersteuning voor de afdelingen kwaliteit, communicatie en juridische zaken.

Naast de directieleden heb je contact met in- en externe collega’s en andere relaties, zoals de Commissie van Toezicht. Je ontvangt vertrouwelijke informatie, waar je zorgvuldig en integer mee omgaat. Vragen die je ontvangt structureer en prioriteer je. Komen er bezoekers? Dan sta jij ze gastvrij en servicegericht te woord.

Teamgevoel is belangrijk voor jou en voor de organisatie. Je werkt veel samen en vervangt –bij afwezigheid- een collega. Als verantwoordelijke voor het attentiebeleid zorg je dat iedereen zich gezien en gewaardeerd voelt.

VRAGEN OVER DEZE FUNCTIE? Vacaturenummer: 55504
De heer R. van Broeckhuysen, hoofd algemene zaken 06-50060797
Astrid Ridder, corporate recruiter DJI 06-27447697

Dit kun je verwachten

  • Een Individueel Keuzebudget. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en stel je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samen. Het kan bijvoorbeeld bestaan uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) of vakantiedagen
  • Volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer
  • Een pensioenregeling
  • Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof
  • Studiemogelijkheden voor persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling
  • De mogelijkheid gebruik te maken van bedrijfsfitness
  • Lees hier alles over de aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden bij DJI
  • Salarisniveau - min. Schaal 06 - max. Schaal 06
  • Maandsalaris - min. €2.595,00 - max. €3.238,00 (bruto o.b.v. 36 uur)
  • Dienstverband -  Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd (met eventueel een proeftijd van maximaal 1 maand)
  • Contractduur - 1 jaar
  • Minimaal aantal uren per week - 32
  • Maximaal aantal uren per week - 36

Dit neem je mee

Dit neem je mee

  • Mbo 3/4 niveau en bij voorkeur een secretariële opleiding.
  • Ruime ervaring als managementassistent(e) op directieniveau.
  • Goede beheersing van de Windows gestuurde MS Officeprogramma’s, en managementsystemen.
  • Goede beheersing van de Nederlandse taal in zowel woord als geschrift.
  • Je beschikt over goede contactuele vaardigheden en voldoende klantgerichtheid.
  • Je kunt zelfstandig werken maar ook in teamverband.
Bijzonderheden
  • Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan. Dit zorgt ervoor dat je bij DJI, of bij eventuele andere rijksonderdelen, makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht om in te vullen. Met je account kan je ook de status van je sollicitatie inzien, handig toch? Meer informatie hierover vind je in onze sollicitatieprocedure.
  • Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie. 
  • Een assessment kan deel uitmaken van de sollicitatieprocedure. 
  • Voor alle functies binnen DJI is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist. DJI vergoedt de kosten voor de aanvraag van een VOG. Wil je weten of je in aanmerking komt voor een VOG? Dat kan je hier checken: vogcheck.justis.nl. 
  • Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
Bijzonderheden
  • Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan. Dit zorgt ervoor dat je bij DJI, of bij eventuele andere rijksonderdelen, makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht om in te vullen. Met je account kan je ook de status van je sollicitatie inzien, handig toch? Meer informatie hierover vind je in onze sollicitatieprocedure.
  • Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie. 
  • Een assessment kan deel uitmaken van de sollicitatieprocedure. 
  • Voor alle functies binnen DJI is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist. DJI vergoedt de kosten voor de aanvraag van een VOG. Wil je weten of je in aanmerking komt voor een VOG? Dat kan je hier checken: vogcheck.justis.nl. 
  • Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
Hier kom je te werken

Detentiecentrum Rotterdam

Hier kom je te werken

Detentiecentrum Rotterdam

Je krijgt zo’n vierhonderd collega’s in allerlei functies. Denk aan verpleegkundigen, detentie-inrichtingsbeveiligers en activiteitenbegeleiders. Wat jullie gemeen hebben is de professionele en respectvolle zorg voor illegale vreemdelingen en strafrechtelijke gedetineerden. Waar de ene dag soepel verloopt, kan het op de andere dag onrustig zijn. Afhankelijk van je baan merk je dat in het directe contact met de ingeslotenen of meer op een afstand.

Meer over jouw toekomstige afdeling

Het Detentiecentrum Rotterdam (DCR) maakt deel uit van de divisie Gevangeniswezen/Vreemdelingenbewaring van de DJI. Op de locatie verblijven binnen de Vreemdelingenbewaring ‘aan de grens geweigerde’ vreemdelingen en illegale vreemdelingen op bestuursrechtelijke titel die het land moeten verlaten en beschikbaar worden gehouden voor uitzetting. In het gevangeniswezen verblijven gedetineerden op strafrechtelijke titel in verschillende regimes. 

DCR is een toekomstvaste, flexibele en innovatieve organisatie die in staat is om verschillende doelgroepen en de wisselende vraag naar capaciteit op te vangen. Vanuit dit vertrekpunt draagt het DCR bij aan een rechtvaardige en veilige samenleving. Dit gebeurt door de bewaring op een humane en doeltreffende wijze ten uitvoer te leggen.

Meer over deze locatie

Detentiecentrum Rotterdam biedt plaats aan 640 gedetineerden.

Het totale personeelsbestand van Detentiecentrum Rotterdam bestaat voor 66% uit vrouwen en 34% uit mannen.

Detentiecentrum Rotterdam biedt plaats aan 640 gedetineerden.

Het totale personeelsbestand van Detentiecentrum Rotterdam bestaat voor 66% uit vrouwen en 34% uit mannen.

VRAGEN OVER DEZE FUNCTIE? Vacaturenummer: 55504
De heer R. van Broeckhuysen, hoofd algemene zaken 06-50060797
Astrid Ridder, corporate recruiter DJI 06-27447697

Zo solliciteer je

Spreekt werken bij DJI je aan? Solliciteer direct! Hiernaast staat uitgelegd hoe het sollicitatietraject er uitziet.

Tijdens het sollicitatietraject willen we je graag beter leren kennen en kun je ook kennismaken met ons.
We kijken ernaar uit om je te ontmoeten!

Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan.
Dit zorgt er voor dat je bij DJI of bij eventuele andere rijksonderdelen makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht (zoals je contactgegevens, je cv en je motivatiebrief) om in te vullen en het is mogelijk om je gegevens te laten inlezen van een ander bestand zoals je cv.
Na het indienen van je sollicitatie ontvang je een ontvangstbevestiging.
De voortgang van je sollicitatie kun je zelf vanuit je profiel volgen (handig!). Daarnaast houden we je telefonisch of per mail op de hoogte van de vervolgstappen van het selectietraject. Goed om te weten: het is mogelijk om je profiel binnen je sollicitatie-account zichtbaar te maken voor andere rijksonderdelen zodat zij je kunnen vinden voor eventuele andere vacatures. Belangrijk: je kiest daarvoor zelf, dit staat los van je eventuele sollicitatie(s), en je besluit zelf welke gegevens je wilt delen.
Het eerste gesprek.
Wanneer de vacaturehouder of manager je cv en motivatiebrief positief heeft beoordeeld krijg je een uitnodiging voor een eerste gesprek. Dit is een kennismaking met de organisatie. Bereid je goed voor door je in te lezen over de functie en de locatie waar je solliciteert. Natuurlijk is dit ook het uitgelezen moment voor jou om te kijken of DJI ook bij je past!
Het (online) assessment (voor bepaalde functies).
Voor sommige functies wordt een (online) assessment afgenomen. Zo ja, dan staat dat vooraf in de vacaturetekst aangegeven. Dit assessment wordt meestal tussen het eerste en tweede gesprek afgenomen. De selectiepsycholoog plant, het liefst zo snel mogelijk, met jou het assessment in. Het assessment bestaat meestal uit een rollenspel en een capaciteitentest.
Het tweede gesprek.
Bij een tweede sollicitatiegesprek draait het erom dat de organisatie en jij erachter komen of jullie de juiste match zijn. Het tweede gesprek is dan ook meestal met een aantal collega's met wie je zou gaan samenwerken. Dus ook nu is het belangrijk een goede eerste indruk achter te laten zodat je ook deze gesprekspartner voor je kunt winnen.
Arbeidsvoorwaardengesprek.
Bij DJI kun je rekenen op goede arbeidsvoorwaarden. Naast een mooi salaris bieden wij een Individueel Keuzebudget (IKB). Met het IKB maak je keuzes die passen bij je eigen wensen, afgestemd op je persoonlijke levensfase en doelen. Onze uitstekende studiefaciliteiten zorgen ervoor dat je je kunt blijven ontwikkelen.
Een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).
Na het arbeidsvoorwaardengesprek ontvang je een e-mail van Dienst Justis met het verzoek om een 'Verklaring Omtrent het Gedrag' (VOG) aan te vragen. Deze VOG is noodzakelijk om in dienst te kunnen treden bij DJI. Wil je weten of je recht hebt op een VOG? Dat kan je hier checken: vogcheck.justis.nl of hier (voor jongeren) justis.nl/jongeren.
''Wat mijn baan zo leuk maakt? Afwisseling én meedenken over de processen!''

''Wat mijn baan zo leuk maakt? Afwisseling én meedenken over de processen!''

Ruth werkt als financieel administratief medewerker bij het Financieel Dienstencentrum

Ruth kent de financiële administratie van de Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) als de beste. Ze werkt hier sinds 2007 en heeft alle kanten gezien: van declaraties en P-Direkt tot aan debiteuren en crediteuren. “De afwisseling vind ik leuk! Net als het meedenken over processen, en die vervolgens samen met je collega’s optimaliseren. Dat houdt mijn baan uitdagend.”

Lees het verhaal van Ruth