Managementassistent

Er zit meer achter

Het Nederlands Instituut voor Forensische Psychiatrie en Psychologie (NIFP) Noord-Oost Nederland, locatie Zwolle, is op zoek naar een managementassistent ter ondersteuning van het duale managementteam. 
Standplaats: Zwolle Aantal uur: 20 - 32 Maandsalaris: € 2.506 - € 3.238 Vakgebied: Bedrijfsvoering en Staf Opleiding: MBO - 4 Reageren voor: 29-04-2024
Het Nederlands Instituut voor Forensische Psychiatrie en Psychologie (NIFP) Noord-Oost Nederland, locatie Zwolle, is op zoek naar een managementassistent ter ondersteuning van het duale managementteam. 
Standplaats: Zwolle Aantal uur: 20 - 32 Maandsalaris: € 2.506 - € 3.238 Vakgebied: Bedrijfsvoering en Staf Opleiding: MBO - 4 Reageren voor: 29-04-2024
jouw werk in
Bedrijfsvoering en Staf

DJI biedt mooi en uitdagend werk in een niet-alledaagse omgeving. Achter de mensen die rechtstreeks contact hebben met de gedetineerden en de forensisch patiënten staan talloze collega’s die elke dag een belangrijke operationele of strategische bijdrage leveren aan het goed functioneren en presteren. Dat klinkt misschien simpel, maar er zit meer achter. Zoals de collega’s van Communicatie, Administratie, Onderwijs, ICT, HRM of Onderzoek. Als facilitair-, inkoop- en financeprofessional kun je bij ons ook alle kanten op. We richten ons namelijk op het volledige spectrum van bedrijfsvoering waarin we ons werk steeds efficiënter en innovatiever willen doen. Als professional bij DJI draag je bij aan de veiligheid van de samenleving.

Dit ga je doen



Een ambulante NIFP-dienst wordt aangestuurd door een duaal managementteam, te weten een manager bedrijfsvoering & algemene zaken en een manager zorg & rapportage. De
managementassistent werkt voor beide managers en ondersteunt dit managementteam met het uitvoeren van de volgende werkzaamheden: 

  • Agendabeheer: het beheren van de agenda van beide managers en het bewaken dat afspraken worden nagekomen.
  • Correspondentie: het verzorgen van inkomende- en uitgaande post en correspondentie op belang en urgentie.
  • Vergaderingen /bijeenkomsten: het organiseren en voorbereiden van vergaderingen, besprekingen en/of bijeenkomsten, het verzorgen van stukken ten behoeve van de leidinggevenden voor vergaderingen, het ontvangen en begeleiden van bezoekers, ondersteuning bij vergaderingen/bijeenkomsten en zorgdragen voor de verslaglegging.
  • Administratieve ondersteuning managementteam: het aanleggen van en/of onderhouden van een archief voor de managers, het ondersteunen van de managers bij planning en/of de administratieve afdoening van personeelsaangelegenheden en andere bedrijfsmatige zaken, zoals het verlenen van ondersteuning in het inkoopproces.
  • Aandachtsfunctionaris (organisatie en beheer) refereeravonden (3-4x per jaar), intervisiegroepen en teamdagen.
  • Beheerder jaaragenda van de ambulante dienst. 


De managementassistent is binnen de ambulante dienst onder de manager Bedrijfsvoering & algemene zaken gepositioneerd. Zijn/haar werkdagen worden verdeeld over ten minste  4 dagen.

VRAGEN OVER DEZE FUNCTIE? Vacaturenummer: 50303
De heer R.S.T. Rothof, manager bedrijfsvoering en algemene zaken 06-48134964
Rob Stiekema, senior adviseur Werving & selectie 06-25095127
Dit neem je mee

Kennis en ervaring

  • Je hebt MBO werk- en denkniveau op secretarieel vlak.
  • Je hebt kennis en ervaring met Outlook, Word en Excel.
  • Je hebt kennis van en ervaring met management ondersteunende werkzaamheden. 


Naast deze eisen herken jij jezelf in de volgende eigenschappen

  • Je hebt inzicht en vaardigheid in het stellen van prioriteiten in het administratieve en logistieke werkpakket.
  • Je bent klantvriendelijke en hebt een serviceverlenende houding.
  • Je werkt accuraat, bent representatief en het organiseren en plannen van je werkzaamheden gaat je goed af.
  • Je maakt gegevens op heldere wijze inzichtelijk. Dat blijkt onder meer uit de overzichten en managementinformatie die jij genereert.
  • Je bent flexibel, gericht op ontwikkeling en samenwerken.
  • Je bent integer en bezit organisatiesensitiviteit.
Dit kun je verwachten
  • Een Individueel Keuzebudget. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en stel je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samen. Het kan bijvoorbeeld bestaan uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) of vakantiedagen
  • Volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer
  • Een pensioenregeling
  • Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof
  • Studiemogelijkheden voor persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling
  • De mogelijkheid gebruik te maken van bedrijfsfitness
  • Salarisniveau - min. Schaal 05 - max. Schaal 06
  • Maandsalaris - min. €2.506,00 - max. €3.238,00 (bruto o.b.v. 36 uur)
  • Dienstverband -  Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd (eventueel met proeftijd) (met eventueel een proeftijd van maximaal 2 maanden)
  • Contractduur - n.v.t.
  • Minimaal aantal uren per week - 20
  • Maximaal aantal uren per week - 32
Er zit meer achter werken bij het Pieter Baan Centrum

Je krijgt zo’n tweehonderd collega’s in allerlei functies. Denk aan groepsleiders, psychiaters en juristen. Wat jullie gemeen hebben is de professionele en respectvolle zorg voor verdachten van wie niet zeker is of ze schuldig zijn aan de feiten die hen ten laste worden gelegd. Er zijn echter vragen over de toerekeningsvatbaarheid, en gezien een mogelijke (gedrags)stoornis, de eventuele kans op herhaling en mogelijke behandeling. Waar de ene dag soepel verloopt, kan het op de andere dag onrustig zijn. Afhankelijk van je baan merk je dat in het directe contact met de verdachten of meer op een afstand.

Meer over jouw toekomstige afdeling

Het Nederlands Instituut voor Forensische Psychiatrie en Psychologie (NIFP) is het expertisecentrum voor forensische psychiatrie en psychologie. Het is een landelijke dienst van het ministerie van Justitie en Veiligheid en valt onder de Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI). Als NIFP bieden wij efficiënte en vakkundige forensischpsychiatrische expertise op gebied van zorg, indicatiestelling en rapportage aan justitiële en maatschappelijke ketenpartners. Samenwerking met ketenpartners en (inter)nationale wetenschappelijke instanties is daarbij essentieel. We richten als uitvoeringsorganisatie onze blik steeds op de omgeving. Opdrachtgevers en ketenpartners bepalen ons bestaansrecht. Als dienstverlener willen we aan hen producten en diensten bieden waarmee we een constructieve bijdrage leveren aan hun uitvoeringspraktijk. 

Het NIFP is een landelijke dienst van de Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) en draagt bij aan een zorgvuldige rechtsgang, een effectieve uitvoering van psychiatrische zorg en behandeling in een justitieel kader en daarmee aan een veiliger samenleving. Zie ook NIFP 

De ambulante dienst
De NIFP-dienst Noord-Oost Nederland is een van de vijf ambulante diensten van het NIFP, de dienst beslaat een groot (geografisch) deel van Nederland. Zowel de drie noordelijke provincies als de provincies Overijssel en Gelderland vallen onder het werkgebied. Dat betekent dat we met meerdere opdrachtgevers werken en een grote diversiteit van zaken kennen. Het team van professionals bestaat uit psychiaters, psychologen, juristen en coördinatoren forensische zorg. Daarnaast is er de medische administratie, een hoofd medische administratie en een lokale bedrijfsvoerder. De dienst is gevestigd in Zwolle. 

Het Pieter Baan Centrum voert zo’n 200 onderzoeken per jaar uit.

De verblijfstijd van een gedetineerde is 6 tot 7 weken.

Het totale personeelsbestand van het Pieter Baan Centrum bestaat voor 60% uit vrouwen en 40% uit mannen.

Kijk jij voorbij wat iemand gedaan heeft? Er zit meer achter werken bij DJI
Je bent samen met je team én gedetineerden verantwoordelijk voor een terugkeer in de maatschappij. Gedetineerden worden uiteindelijk gewoon weer iemands buur. Je werkt hier aan veiligheid door mensen vooruit te helpen. Positieve verandering begint met het besef dat het een optelsom is van de kleinste successen. Die leiden tot groots resultaat. Om dat te bereiken moet je verder kijken, voorbij aan wat iemand gedaan heeft.
Meer over werken bij DJI
Bijzonderheden
  • Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan. Dit zorgt ervoor dat je bij DJI, of bij eventuele andere rijksonderdelen, makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht om in te vullen. Met je account kan je ook de status van je sollicitatie inzien, handig toch? Meer informatie hierover vind je in onze sollicitatieprocedure.
  • Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie. 
  • Een assessment kan deel uitmaken van de sollicitatieprocedure. 
  • Voor alle functies binnen DJI is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist. DJI vergoedt de kosten voor de aanvraag van een VOG. Wil je weten of je recht hebt op een VOG? Dat kan je hier checken: vogcheck.justis.nl
  • Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Zo solliciteer je

Spreekt werken bij DJI je aan? Solliciteer direct! Hiernaast staat uitgelegd hoe het sollicitatietraject er uitziet.

Tijdens het sollicitatietraject willen we je graag beter leren kennen en kun je ook kennismaken met ons.
We kijken ernaar uit om je te ontmoeten!

Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan.
Dit zorgt er voor dat je bij DJI of bij eventuele andere rijksonderdelen makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht (zoals je contactgegevens, je cv en je motivatiebrief) om in te vullen en het is mogelijk om je gegevens te laten inlezen van een ander bestand zoals je cv.
Na het indienen van je sollicitatie ontvang je een ontvangstbevestiging.
De voortgang van je sollicitatie kun je zelf vanuit je profiel volgen (handig!). Daarnaast houden we je telefonisch of per mail op de hoogte van de vervolgstappen van het selectietraject. Goed om te weten: het is mogelijk om je profiel binnen je sollicitatie-account zichtbaar te maken voor andere rijksonderdelen zodat zij je kunnen vinden voor eventuele andere vacatures. Belangrijk: je kiest daarvoor zelf, dit staat los van je eventuele sollicitatie(s), en je besluit zelf welke gegevens je wilt delen.
Het eerste gesprek.
Wanneer de vacaturehouder of manager je cv en motivatiebrief positief heeft beoordeeld krijg je een uitnodiging voor een eerste gesprek. Dit is een kennismaking met de organisatie. Bereid je goed voor door je in te lezen over de functie en de locatie waar je solliciteert. Natuurlijk is dit ook het uitgelezen moment voor jou om te kijken of DJI ook bij je past!
Het (online) assessment (voor bepaalde functies).
Voor sommige functies wordt een (online) assessment afgenomen. Zo ja, dan staat dat vooraf in de vacaturetekst aangegeven. Dit assessment wordt meestal tussen het eerste en tweede gesprek afgenomen. De selectiepsycholoog plant, het liefst zo snel mogelijk, met jou het assessment in. Het assessment bestaat meestal uit een rollenspel en een capaciteitentest.
Het tweede gesprek.
Bij een tweede sollicitatiegesprek draait het erom dat de organisatie en jij erachter komen of jullie de juiste match zijn. Het tweede gesprek is dan ook meestal met een aantal collega’s met wie je zou gaan samenwerken. Dus ook nu is het belangrijk een goede eerste indruk achter te laten zodat je ook deze gesprekspartner voor je kunt winnen.
Arbeidsvoorwaardengesprek.
Bij DJI kun je rekenen op goede arbeidsvoorwaarden. Naast een mooi salaris bieden wij een Individueel Keuzebudget (IKB). Met het IKB maak je keuzes die passen bij je eigen wensen, afgestemd op je persoonlijke levensfase en doelen. Onze uitstekende studiefaciliteiten zorgen ervoor dat je je kunt blijven ontwikkelen.
Een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).
Na het arbeidsvoorwaardengesprek ontvang je een e-mail van Dienst Justis met het verzoek om een ‘Verklaring Omtrent het Gedrag’ (VOG) aan te vragen. Deze VOG is noodzakelijk om in dienst te kunnen treden bij DJI. Wil je weten of je recht hebt op een VOG? Dat kan je hier checken: vogcheck.justis.nl of hier (voor jongeren) justis.nl/jongeren.
''Als je proactief bent, kun je bij DJI veel doen''
''Als je proactief bent, kun je bij DJI veel doen''

Karin is vestigingsdirecteur bij penitentiaire inrichting Dordrecht

“Bij DJI liggen ontzettend veel kansen en mogelijkheden. Als je het zelf wilt, investeert de organisatie in je. Bovendien is er altijd ruimte om mee te kijken met collega’s en bij ketenpartners.” Karin Winkelman, nu vestigingsdirecteur van PI Dordrecht, kan het weten. Al 26 jaar werkt ze bij DJI, in veel verschillende functies en onderdelen.