Als Directiesecretaris bij het SSC ben je de strategisch adviseur voor en geef je ondersteuning aan de directie. Je bereidt vergaderingen en bijeenkomsten voor, faciliteert het MT SSC en zorgt voor goede verslaglegging en borging van stukken en besluiten. Het SSC is ontwikkeling en jij draagt daaraan bij. Dat doe je door overzicht te houden over DJI brede ontwikkelingen en de impact voor het SSC. Je maakt makkelijk verbinding en zorgt voor stroomlijning van ontwikkelingen in samenwerking met de diverse stakeholders. Je signaleert en adviseert over beleidsinhoudelijke en procedurele knelpunten, ook buiten de kaders, waarbij je rekening houdt met organisatorische ontwikkelingen.

Je coördineert (deel) projecten in opdracht van de directie en ondersteunt bij jaarplanningen, beleidstukken en rapportages. Je hebt een coördinerende en signalerende rol en kunt verbindingen leggen tussen de diverse vraagstukken. Je hebt ‘een goede pen’ en hebt plezier in het opstellen van memo’s en presentaties.

Je vormt een belangrijke schakel  in de samenwerking met en tussen de MT-secretarissen van de afdelingen, de regievoerders van het ontwikkelprogramma en de ambtelijk secretaris van de ondernemingsraad. Daarnaast houd je actief contact met zowel interne als externe partijen en werk je multidisciplinair samen, om zo alle betrokkenen tijdig van de juiste informatie te voorzien. Je bent secuur en punctioneel in het (zorgen voor) opvolging van afspraken en acties. Je fungeert daarin als spreekwoordelijk ‘geweten’ van de directie.

Belangrijke taken en verantwoordelijkheden:

• Je bent verantwoordelijk voor de inhoudelijke ondersteuning de directie door middel van voorbereiding, advisering en diverse administratieve en secretariële werkzaamheden.
• Je beheert de agenda en adviseert het MT SSC, waarbij je heldere annotatie-adviezen geeft over te nemen besluiten.
• Je vertegenwoordigt het SSC in relevante overleggen en bent daarin een visitekaartje voor onze organisatie. Daarnaast kijk je mee naar de kwaliteit van geleverde diensten en producten aan zowel interne als externe partijen.
• Je werkt proces- en projectmatig door sturing te geven aan planning en voortgang, en stelt daarbij heldere plannen van aanpak op. Tevens bewaak je de jaarplanningen en de opvolging van DJI brede afspraken, zodat alle processen tijdig en volgens afspraak verlopen.