Coördinator purchase to pay

Er zit meer achter

Welke doelstellingen moeten er behaald worden en wat hebben we hiervoor nodig? Welke taken hebben prioriteit en welke kunnen even wachten? Dit zijn vragen die jij als adviseur operations elke dag stelt. Jij verdeelt het werk in jouw team en bewaakt de voortgang.
Standplaats: 's-Gravenhage Aantal uur: 32 - 36 Maandsalaris: € 2.957 - € 4.707 Vakgebied: Bedrijfsvoering en Staf Opleiding: Bachelor - HBO Reageren voor: 05-02-2023 Dienstverband: Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Welke doelstellingen moeten er behaald worden en wat hebben we hiervoor nodig? Welke taken hebben prioriteit en welke kunnen even wachten? Dit zijn vragen die jij als adviseur operations elke dag stelt. Jij verdeelt het werk in jouw team en bewaakt de voortgang.
Standplaats: 's-Gravenhage Aantal uur: 32 - 36 Maandsalaris: € 2.957 - € 4.707 Vakgebied: Bedrijfsvoering en Staf Opleiding: Bachelor - HBO Reageren voor: 05-02-2023 Dienstverband: Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Coördinator purchase to pay Vragen? Direct solliciteren
jouw werk in
Bedrijfsvoering en Staf

DJI biedt mooi en uitdagend werk in een niet-alledaagse omgeving. Achter de mensen die rechtstreeks contact hebben met de gedetineerden en de forensisch patiënten staan talloze collega’s die elke dag een belangrijke operationele of strategische bijdrage leveren aan het goed functioneren en presteren. Dat klinkt misschien simpel, maar er zit meer achter. Zoals de collega’s van Communicatie, Administratie, Onderwijs, ICT, HRM of Onderzoek. Als facilitair-, inkoop- en financeprofessional kun je bij ons ook alle kanten op. We richten ons namelijk op het volledige spectrum van bedrijfsvoering waarin we ons werk steeds efficiënter en innovatiever willen doen. Als professional bij DJI draag je bij aan de veiligheid van de samenleving.

Dit ga je doen



Het Purchase to Pay proces bestaat uit drie teams. Elk team heeft een vaste coördinator die de werkzaamheden van zijn team coördineert. Samen met de twee andere coördinatoren stuur jij het werkproces aan binnen het team Purchase to Pay in het Financieel Dienstencentrum. Jij focust je niet op de dagelijkse sturing van één team, maar bewaakt wel de voortgang op bijvoorbeeld de ouderdom van de facturen. Daarnaast ben je centraal verantwoordelijk voor het bereiken van de doelstellingen uit het jaarplan op het gebied van de aandachtsgebieden e-facturatie, continues improvement en business intelligence. Je kunt hierbij denken aan het verhogen van het percentage e-facturatie en automatische matching, samen met de afdeling BICC er zorg voor dragen dat stuur & management informatie beschikbaar is in Qlikview, het bewaken van de performance van gerobotiseerde processen en het verder benutten van de potentie van robotic proces automation binnen het Purchase to Pay proces.

De productienormen zijn de basis voor jouw aansturing. Door het werk zo goed mogelijk te verdelen en korte- en lange termijnplanningen te maken zorg je ervoor dat de doelen worden gehaald. Tussentijds monitor je de scores en stuur je bij waar nodig. Jij beslist wat de prioriteiten zijn op dit moment.

Inhoudelijk ben je een ervaren en deskundige collega en kent het Purchase to Pay proces geen geheimen voor jou. Je hebt kennis van inkoop, crediteuren en e-facturatie. Daarnaast heb je interesse in robotic proces automation. Ook houd je contact met de eindgebruikers van jouw proces. De basis hiervoor is de input van het klantcontactcenter. Je voert gesprekken over de kwaliteit van de dienstverlening en beantwoordt specifieke vragen die zich voordoen. Om klanten tussentijds goed op de hoogte te houden, stel je voortgangs- en sturingsrapportages op.

Verder verbeter je de kwaliteit van de dienstverlening. Je neemt deel aan projecten en bewaakt de functionele, administratieve en organisatorische samenhang. Je optimaliseert de kennisbank, zodat iedereen makkelijk bij de juiste informatie kan om zijn of haar werk goed te doen.

Ook speel je een belangrijke rol bij de begeleiding van collega’s: je legt processen uit en brengt kennis bij.

VRAGEN OVER DEZE FUNCTIE? Vacaturenummer: 43711
De heer H. van Turnhout, coördinator P2P 06-53696496
De heer G. Eskes, corporate recruiter DJI 06-20625048
Dit neem je mee
  • Je hebt een relevant HBO-diploma.
  • Je hebt relevante werkervaring op het gebied van Purchase to Pay.
  • Je hebt ervaring met het coachen van medewerkers, zowel op inhoud als op competenties.
  • Je kunt constructieve feedback geven op zowel kwantiteit als kwaliteit.
  • Je bent vaardig in procesmanagement en projectmatig werken.
  • Je hebt kennis van lean-management (Green Belt is een pre).
  • Je hebt kennis van E-facturatie en robotic proces automation.
  • Je ziet snel hoe processen end-to-end in elkaar zitten en je kunt hierin patronen herkennen en knelpunten oplossen.
  • Je past het ‘continu verbeteren’ toe in je dagelijkse werk.
  • Je hebt kennis van Oracle en Microsoft Office.
  • Eigenschappen: doorzetter, leergierig en enthousiast.
  • Competenties: klantgericht, resultaatgericht, nauwkeurig werken, analytisch vermogen, samenwerken, probleemoplossend vermogen, goed kunnen netwerken, sociaal, communicatief vaardig en zelfontwikkeling.


Naast bovenstaande functie-eisen, zijn de competenties uit het Functiegebouw Rijk die horen bij de functiegroep Adviseur Bedrijfsvoering S10 van toepassing.

Dit kun je verwachten
Salarisniveaumin. Schaal 10 - max. Schaal 10
Maandsalarismin.€2.957,00 - max. €4.707,00 (bruto o.b.v. 36 uur)
DienstverbandArbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd (met een proeftijd van maximaal 2 maanden).
Contractduur​​​1 jaar
Minimaal aantal uren per week32
Maximaal aantal uren per week36
  

Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je brutojaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Locatie Den Haag Shared Service Center DJI

Je krijgt zo’n twaalfhonderd collega’s in allerlei functies. Denk aan facilitair medewerker, medewerker Contractbeheer en assessmentpsycholoog. Wat jullie gemeen hebben is de professionele ondersteuning aan al onze collega’s en klanten, zowel binnen DJI als daarbuiten. Die bevinden zich in onder andere gevangenissen, justitiële jeugdinrichtingen, forensisch psychiatrische centra en detentiecentra verspreid over het hele land. De organisatie heeft een stevige basis, maar blijft ontwikkelen, innoveren en meegroeien met klanten. Dit én de vele en snel opeenvolgende ontwikkelingen die spelen in het werkveld maken SSC tot een dynamische werkomgeving.

Naast een boeiende werkplek kun je ook rekenen op een fijn pakket primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden. Zo kun je met het Individueel Keuzebudget een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Verder zijn er opleidings- en doorgroeimogelijkheden, uitstekende regelingen voor ouderschapsverlof, aantrekkelijke reiskostenregelingen en bedrijfsfitness. Bij een fulltime dienstverband werk je 36 uur per week, bijvoorbeeld vier dagen van negen uur.

Het SSC werkt alleen al binnen DJI voor meer dan 15.000 afnemers.

Het gemiddelde dienstverband van de vaste medewerkers is 15,55 jaar.

Het personeelsbestand van vaste medewerkers bestaat voor 43% uit vrouwen en 57% uit mannen.

Kijk jij voorbij wat iemand gedaan heeft? Er zit meer achter werken bij DJI
Je bent samen met je team én gedetineerden verantwoordelijk voor een terugkeer in de maatschappij. Gedetineerden worden uiteindelijk gewoon weer iemands buur. Je werkt hier aan veiligheid door mensen vooruit te helpen. Positieve verandering begint met het besef dat het een optelsom is van de kleinste successen. Die leiden tot groots resultaat. Om dat te bereiken moet je verder kijken, voorbij aan wat iemand gedaan heeft.
Meer over werken bij DJI
Bijzonderheden
  • Solliciteren? Volg de stappen door op de solliciteer knop te drukken en upload je motivatie en cv via je account. We raden je aan eerst meer informatie over onze sollicitatieprocedure te lezen voordat je solliciteert.
  • Om je sollicitatie in behandeling te kunnen nemen ontvangen wij graag je motivatiebrief en cv. 
  • Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat of ben je (medisch) herplaatsing kandidaat? Voeg dan een voordracht van leidinggevende of trajectmanager en een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie.
  • Een assessment kan deel uitmaken van de procedure.
  • Voor deze functie is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist
  • Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Meer over de functiegroep Adviseur Bedrijfsvoering 

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer informatie op Functiegebouw Rijksoverheid

Zo solliciteer je

Spreekt werken bij DJI je aan? Solliciteer direct! Hiernaast staat uitgelegd hoe het sollicitatietraject er uitziet.

Tijdens het sollicitatietraject willen we je graag beter leren kennen en kun je ook kennismaken met ons.
We kijken ernaar uit om je te ontmoeten!

Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan.
Dit zorgt er voor dat je bij DJI of bij eventuele andere rijksonderdelen makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht (zoals je contactgegevens, je cv en je motivatiebrief) om in te vullen en het is mogelijk om je gegevens te laten inlezen van een ander bestand zoals je cv.
Na het indienen van je sollicitatie ontvang je een ontvangstbevestiging.
De voortgang van je sollicitatie kun je zelf vanuit je profiel volgen (handig!). Daarnaast houden we je telefonisch of per mail op de hoogte van de vervolgstappen van het selectietraject. Goed om te weten: het is mogelijk om je profiel binnen je sollicitatie-account zichtbaar te maken voor andere rijksonderdelen zodat zij je kunnen vinden voor eventuele andere vacatures. Belangrijk: je kiest daarvoor zelf, dit staat los van je eventuele sollicitatie(s), en je besluit zelf welke gegevens je wilt delen.
Het eerste gesprek.
Wanneer de vacaturehouder of manager je cv en motivatiebrief positief heeft beoordeeld krijg je een uitnodiging voor een eerste gesprek. Dit is een kennismaking met de organisatie. Bereid je goed voor door je in te lezen over de functie en de locatie waar je solliciteert. Natuurlijk is dit ook het uitgelezen moment voor jou om te kijken of DJI ook bij je past!
Het (online) assessment (voor bepaalde functies).
Voor sommige functies wordt een (online) assessment afgenomen. Zo ja, dan staat dat vooraf in de vacaturetekst aangegeven. Dit assessment wordt meestal tussen het eerste en tweede gesprek afgenomen. De selectiepsycholoog plant, het liefst zo snel mogelijk, met jou het assessment in. Het assessment bestaat meestal uit een rollenspel en een capaciteitentest.
Het tweede gesprek.
Bij een tweede sollicitatiegesprek draait het erom dat de organisatie en jij erachter komen of jullie de juiste match zijn. Het tweede gesprek is dan ook meestal met een aantal collega’s met wie je zou gaan samenwerken. Dus ook nu is het belangrijk een goede eerste indruk achter te laten zodat je ook deze gesprekspartner voor je kunt winnen.
Arbeidsvoorwaardengesprek.
Bij DJI kun je rekenen op goede arbeidsvoorwaarden. Naast een mooi salaris bieden wij een Individueel Keuzebudget (IKB). Met het IKB maak je keuzes die passen bij je eigen wensen, afgestemd op je persoonlijke levensfase en doelen. Onze uitstekende studiefaciliteiten zorgen ervoor dat je je kunt blijven ontwikkelen.
Een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).
Na het arbeidsvoorwaardengesprek ontvang je een e-mail van Dienst Justis met het verzoek om een ‘Verklaring Omtrent het Gedrag’ (VOG) aan te vragen. Deze VOG is noodzakelijk om in dienst te kunnen treden bij DJI. Wil je weten of je recht hebt op een VOG? Dat kan je hier checken: vogcheck.justis.nl of op watdevog.nl.
''Wat mijn baan zo leuk maakt? Afwisseling én meedenken over de processen!''
''Wat mijn baan zo leuk maakt? Afwisseling én meedenken over de processen!''

Ruth werkt als financieel administratief medewerker bij het Shared Service Center

Ruth van Dams kent de financiële administratie van de Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) als de beste. Ze werkt hier sinds 2007 en heeft alle kanten gezien: van declaraties en P-Direkt tot aan debiteuren en crediteuren. “De afwisseling vind ik leuk! Net als het meedenken over processen, en die vervolgens samen met je collega’s optimaliseren. Dat houdt mijn baan uitdagend.”