Home Vacatures Ambtelijk secretaris

Ambtelijk secretaris

Ben jij georganiseerd, communicatief sterk en hou je ervan om overzicht te bewaren? Als Ambtelijk Secretaris ben jij onmisbaar voor de Ondernemingsraad (OR). Jij ondersteunt de OR op secretarieel vlak en biedt beleidsvoorbereidende ondersteuning aan. In deze rol ben je het vaste aanspreekpunt voor de OR, de achterban en de bestuurder. Jij bewaakt dat alle stukken tijdig beschikbaar zijn, signaleert afwijkingen in procedures en houdt in de gaten dat afspraken en wetten op het gebied van medezeggenschap, zoals de Wet op de Ondernemingsraden en de Arbowet, worden nageleefd.
Zwolle 12 - 16 uur € 3.016 - € 4.340 bruto Bedrijfsvoering en Staf MBO - 4 Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Reageer voor 15-10-2025
Ben jij georganiseerd, communicatief sterk en hou je ervan om overzicht te bewaren? Als Ambtelijk Secretaris ben jij onmisbaar voor de Ondernemingsraad (OR). Jij ondersteunt de OR op secretarieel vlak en biedt beleidsvoorbereidende ondersteuning aan. In deze rol ben je het vaste aanspreekpunt voor de OR, de achterban en de bestuurder. Jij bewaakt dat alle stukken tijdig beschikbaar zijn, signaleert afwijkingen in procedures en houdt in de gaten dat afspraken en wetten op het gebied van medezeggenschap, zoals de Wet op de Ondernemingsraden en de Arbowet, worden nageleefd.
Zwolle 12 - 16 uur € 3.016 - € 4.340 bruto Bedrijfsvoering en Staf MBO - 4 Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Reageer voor 15-10-2025
Ambtelijk secretaris Vraag? Direct solliciteren

Dit ga je doen als Ambtelijk secretaris

Dit ga je doen als Ambtelijk secretaris

De ambtelijk secretaris is gepositioneerd bij de afdeling Algemene Zaken. In de praktijk werk je functioneel voor het dagelijks bestuur van de Ondernemingsraad.

Jouw taken zijn onder andere:

  • Inhoudelijk ondersteunen van het bestuur van de OR en/of onderdeelcommissies door relevante informatie te verzamelen, verwerken en toelichten
  • Samen met de voorzitter voorbereiden van de agenda voor OR-vergaderingen en zorgen voor tijdige verspreiding
  • Verslaglegging van vergaderingen verzorgen en verspreiden onder de OR-deelnemers
  • Bewaken van de voortgang van activiteiten op basis van genomen besluiten
  • Beheren van inkomende en uitgaande correspondentie en zelfstandig redigeren van brieven en stukken
  • Beheren van het archief van de OR
  • Redactie, uitvoering en verspreiding van het jaarverslag in samenwerking met het dagelijks bestuur
  • Redactie, uitvoering en verspreiding van nieuwsbrieven en onderhoud van de intranetpagina van de OR
  • Ondersteunen van de verkiezingscommissie bij OR-verkiezingen
  • Afstemming met de directiesecretaris over de voorbereiding van overlegvergaderingen
  • Fungeren als klankbord en steun voor de voorzitter van de OR

 

Stap in deze rol en word de drijvende kracht achter een professionele, daadkrachtige Ondernemingsraad!

VRAGEN OVER DEZE FUNCTIE? Vacaturenummer: 63766
Henk Ribberink, voorzitter ondernemingsraad 06-27913458
Paulien Kerkdijk, recruiter 06 15552272

Dit kun je verwachten

  • Een Individueel Keuzebudget. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en stel je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samen. Het kan bijvoorbeeld bestaan uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) of vakantiedagen
  • Volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer
  • Een pensioenregeling
  • Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof
  • Studiemogelijkheden voor persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling
  • De mogelijkheid gebruik te maken van bedrijfsfitness
  • Lees hier alles over de aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden bij DJI
  • Salarisniveau - min. Schaal 07 - max. Schaal 08
  • Maandsalaris - min. €3.016,00 - max. €4.340,00 (bruto o.b.v. 36 uur)
  • Dienstverband -  Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd (met eventueel een proeftijd van maximaal 1 maand)
  • Contractduur - 1 jaar
  • Minimaal aantal uren per week - 12
  • Maximaal aantal uren per week - 16

Dit neem je mee

Dit neem je mee

  • Minimaal mbo werk- en denkniveau
  • Kennis en ervaring met management ondersteunende vaardigheden
  • Kennis van de Wet op de Ondernemingsraden
  • Inzicht in de organisatie en bestuurlijke gang van zaken van een ambtelijke organisatie
  • Kennis van ARBO en opleidingsvraagstukken is een pré


Competenties

  • Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel schriftelijk als mondeling
  • Inzicht in juridische kaders en de complexiteit van het justitiële speelveld
  • Sterk netwerkgevoel en initiatiefrijk; je houdt verbinding met relevante partijen
  • Omgevingssensitief en vaardig in het creëren van overzicht
Bijzonderheden
  • Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan. Dit zorgt ervoor dat je bij DJI, of bij eventuele andere rijksonderdelen, makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht om in te vullen. Met je account kan je ook de status van je sollicitatie inzien, handig toch? Meer informatie hierover vind je in onze sollicitatieprocedure.
  • Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie. 
  • Een assessment kan deel uitmaken van de sollicitatieprocedure. 
  • Voor alle functies binnen DJI is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist. DJI vergoedt de kosten voor de aanvraag van een VOG. Wil je weten of je in aanmerking komt voor een VOG? Dat kan je hier checken: vogcheck.justis.nl. 
  • Een motivatiebrief is vereist.
  • Sollicitatiegesprekken vinden plaats op 30 oktober aanstaande.
  • Let op: de vacature blijft open totdat een geschikte kandidaat is gevonden. We kunnen de vacature echter eerder sluiten als er voldoende geschikte sollicitaties binnenkomen.
  • Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
Bijzonderheden
  • Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan. Dit zorgt ervoor dat je bij DJI, of bij eventuele andere rijksonderdelen, makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht om in te vullen. Met je account kan je ook de status van je sollicitatie inzien, handig toch? Meer informatie hierover vind je in onze sollicitatieprocedure.
  • Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie. 
  • Een assessment kan deel uitmaken van de sollicitatieprocedure. 
  • Voor alle functies binnen DJI is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist. DJI vergoedt de kosten voor de aanvraag van een VOG. Wil je weten of je in aanmerking komt voor een VOG? Dat kan je hier checken: vogcheck.justis.nl. 
  • Een motivatiebrief is vereist.
  • Sollicitatiegesprekken vinden plaats op 30 oktober aanstaande.
  • Let op: de vacature blijft open totdat een geschikte kandidaat is gevonden. We kunnen de vacature echter eerder sluiten als er voldoende geschikte sollicitaties binnenkomen.
  • Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
Hier kom je te werken

Penitentiaire Inrichting Zwolle

Hier kom je te werken

Penitentiaire Inrichting Zwolle

Je krijgt zo’n zeshonderd collega’s in allerlei functies. Denk aan inrichtingswerkers, beveiligers, verpleegkundigen en arbeidsbegeleiders. Wat jullie gemeen hebben is de professionele en respectvolle zorg voor gedetineerden met verschillende problematieken en culturen. We bieden een goede dagbesteding en voorbereiding op terugkeer in de maatschappij, maar bij sommige gedetineerden is de motivatie lastiger te vinden. Waar de ene dag soepel verloopt, kan het op de andere dag onrustig zijn. Afhankelijk van je baan merk je dat in het directe contact met de gedetineerden of meer op een afstand.

Wil je binnenkijken in de PI Zwolle? Klik dan hier voor de virtuele tour.

Meer over jouw toekomstige afdeling

Meer over de PI Zwolle
De PI Zwolle biedt plaats aan bijna 400 justitiabelen, waaronder patiënten in het Penitentiair Psychiatrisch Centrum. De PI Zwolle biedt een detentieklimaat waarin zelfredzaamheid, zelfstandigheid en flexibiliteit centraal staan voor justitiabelen, medewerkers en de organisatie. Hiermee draagt de PI Zwolle actief bij aan de veiligheid van de samenleving en het terugdringen van de recidive.

De kracht van de PI Zwolle is het gericht zijn op ontwikkeling; dit geldt voor justitiabelen, de organisatie en medewerkers. Samen met de justitiabelen bouwt De PI Zwolle aan de toekomst door te kijken naar gedrag, kennis en vaardigheden.

In de PI Zwolle werken ruim 600 medewerkers in verschillende functies. De PI Zwolle investeert in goede werksfeer en persoonlijke ontwikkeling met doorgroeimogelijkheden. Elke medewerker draagt als lid van een team verantwoordelijkheid voor de te behalen resultaten in het werk, benodigde kennis en bijbehorende gedragingen. Flexibiliteit in het werk, gericht zijn op (eigen) ontwikkeling en een gezonde balans tussen leiding accepteren en eigen regelruimte horen daar bij.

Als ambtelijk secretaris val je onder de afdeling algemene zaken. De functionele aansturing vindt plaats door de voorzitter van de OR.

Meer over deze locatie

PI Zwolle biedt plaats aan ruim 400 gedetineerden en patiënten.

De gemiddelde verblijfstijd van een gedetineerde is 120 dagen.

Het totale personeelsbestand van PI Zwolle bestaat voor 56% uit vrouwen en 43% uit mannen.

PI Zwolle biedt plaats aan ruim 400 gedetineerden en patiënten.

De gemiddelde verblijfstijd van een gedetineerde is 120 dagen.

Het totale personeelsbestand van PI Zwolle bestaat voor 56% uit vrouwen en 43% uit mannen.

VRAGEN OVER DEZE FUNCTIE? Vacaturenummer: 63766
Henk Ribberink, voorzitter ondernemingsraad 06-27913458
Paulien Kerkdijk, recruiter 06 15552272

Zo solliciteer je

Spreekt werken bij DJI je aan? Solliciteer direct! Hiernaast staat uitgelegd hoe het sollicitatietraject er uitziet.

Tijdens het sollicitatietraject willen we je graag beter leren kennen en kun je ook kennismaken met ons.
We kijken ernaar uit om je te ontmoeten!

Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan.
Dit zorgt er voor dat je bij DJI of bij eventuele andere rijksonderdelen makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht (zoals je contactgegevens, je cv en een korte motivatie) om in te vullen en het is mogelijk om je gegevens te laten inlezen van een ander bestand zoals je cv.
Na het indienen van je sollicitatie ontvang je een ontvangstbevestiging.
De voortgang van je sollicitatie kun je zelf vanuit je profiel volgen (handig!). Daarnaast houden we je telefonisch of per mail op de hoogte van de vervolgstappen van het selectietraject. Goed om te weten: het is mogelijk om je profiel binnen je sollicitatie-account zichtbaar te maken voor andere rijksonderdelen zodat zij je kunnen vinden voor eventuele andere vacatures. Belangrijk: je kiest daarvoor zelf, dit staat los van je eventuele sollicitatie(s), en je besluit zelf welke gegevens je wilt delen.
Het eerste gesprek.
Wanneer de vacaturehouder of manager je cv en motivatiebrief positief heeft beoordeeld krijg je een uitnodiging voor een eerste gesprek. Dit is een kennismaking met de organisatie. Bereid je goed voor door je in te lezen over de functie en de locatie waar je solliciteert. Natuurlijk is dit ook het uitgelezen moment voor jou om te kijken of DJI ook bij je past!
Het (online) assessment (voor bepaalde functies).
Voor sommige functies wordt een (online) assessment afgenomen. Zo ja, dan staat dat vooraf in de vacaturetekst aangegeven. Dit assessment wordt meestal tussen het eerste en tweede gesprek afgenomen. De selectiepsycholoog plant, het liefst zo snel mogelijk, met jou het assessment in. Het assessment bestaat meestal uit een rollenspel en een capaciteitentest.
Het tweede gesprek.
Bij een tweede sollicitatiegesprek draait het erom dat de organisatie en jij erachter komen of jullie de juiste match zijn. Het tweede gesprek is dan ook meestal met een aantal collega's met wie je zou gaan samenwerken. Dus ook nu is het belangrijk een goede eerste indruk achter te laten zodat je ook deze gesprekspartner voor je kunt winnen.
Arbeidsvoorwaardengesprek.
Bij DJI kun je rekenen op goede arbeidsvoorwaarden. Naast een mooi salaris bieden wij een Individueel Keuzebudget (IKB). Met het IKB maak je keuzes die passen bij je eigen wensen, afgestemd op je persoonlijke levensfase en doelen. Onze uitstekende studiefaciliteiten zorgen ervoor dat je je kunt blijven ontwikkelen.
Een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).
Na het arbeidsvoorwaardengesprek ontvang je een e-mail van Dienst Justis met het verzoek om een 'Verklaring Omtrent het Gedrag' (VOG) aan te vragen. Deze VOG is noodzakelijk om in dienst te kunnen treden bij DJI. Wil je weten of je recht hebt op een VOG? Dat kan je hier checken: vogcheck.justis.nl of hier (voor jongeren) justis.nl/jongeren.
''Als je proactief bent, kun je bij DJI veel doen''

''Als je proactief bent, kun je bij DJI veel doen''

Karin is vestigingsdirecteur bij penitentiaire inrichting Dordrecht

“Bij DJI liggen ontzettend veel kansen en mogelijkheden. Als je het zelf wilt, investeert de organisatie in je. Bovendien is er altijd ruimte om mee te kijken met collega’s en bij ketenpartners.” Karin Winkelman, nu vestigingsdirecteur van PI Dordrecht, kan het weten. Al 26 jaar werkt ze bij DJI, in veel verschillende functies en onderdelen.

Lees het verhaal van Karin