Home Vacatures Ambtelijk secretaris

Ambtelijk secretaris

Ben jij een strategische denker met oog voor detail en weet jij de belangen van de ondernemingsraad te verbinden met die van de organisatie? Als Ambtelijk Secretaris binnen het Shared Service Center (SSC) van de Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI), speel jij een cruciale rol in het versterken van de medezeggenschap en het bevorderen van de besluitvorming. Jij zorgt voor de brug tussen de OR en de bestuurder, met de verantwoordelijkheid om processen soepel te laten verlopen.
's-Gravenhage 24 - 27 uur € 3.484 - € 4.868 bruto Bedrijfsvoering en Staf Bachelor - HBO Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Reageer voor 29-09-2025
Ben jij een strategische denker met oog voor detail en weet jij de belangen van de ondernemingsraad te verbinden met die van de organisatie? Als Ambtelijk Secretaris binnen het Shared Service Center (SSC) van de Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI), speel jij een cruciale rol in het versterken van de medezeggenschap en het bevorderen van de besluitvorming. Jij zorgt voor de brug tussen de OR en de bestuurder, met de verantwoordelijkheid om processen soepel te laten verlopen.
's-Gravenhage 24 - 27 uur € 3.484 - € 4.868 bruto Bedrijfsvoering en Staf Bachelor - HBO Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Reageer voor 29-09-2025
Ambtelijk secretaris Vraag? Direct solliciteren

Dit ga je doen als Ambtelijk secretaris

Dit ga je doen als Ambtelijk secretaris

Als Ambtelijk Secretaris ben je de onmisbare schakel tussen de Ondernemingsraad en de organisatie. Jij adviseert proactief over beleidsvraagstukken, volgt wet- en regelgeving en zorgt ervoor dat alles binnen de juridische kaders blijft. Je stelt inhoudelijke adviezen op en signaleert juridische en organisatorische knelpunten, waardoor je een directe impact hebt op de besluitvorming binnen het SSC DJI.

In jouw functie pak je administratieve taken met precisie op: je beheert de agenda van de OR, plant vergaderingen en verzorgt de verslaglegging. Het is jouw taak om de communicatie tussen OR-leden en bestuurder helder en efficiënt te houden, via diverse kanalen zoals het Intranet en interne rapportages. Jij zorgt ervoor dat alles goed gedocumenteerd is en dat alle betrokkenen altijd goed geïnformeerd zijn.

Je speelt ook een actieve rol in de ontwikkeling van de OR-leden: je coacht hen, adviseert over scholing en draagt bij aan de professionele groei van het team. Je helpt de OR bij het voorbereiden van verkiezingen en zorgt voor een warme introductie van nieuwe leden, zodat het team goed functioneert.

VRAGEN OVER DEZE FUNCTIE? Vacaturenummer: 63749
Robert Beerthuijzen, hoofd algemene zaken 06-50071370
Reza Jahangir, corporate recruiter DJI 06-21881961

Dit kun je verwachten

  • Een Individueel Keuzebudget. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en stel je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samen. Het kan bijvoorbeeld bestaan uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) of vakantiedagen
  • Volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer
  • Een pensioenregeling
  • Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof
  • Studiemogelijkheden voor persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling
  • De mogelijkheid gebruik te maken van bedrijfsfitness
  • Lees hier alles over de aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden bij DJI
  • Salarisniveau - min. Schaal 09 - max. Schaal 09
  • Maandsalaris - min. €3.484,00 - max. €4.868,00 (bruto o.b.v. 36 uur)
  • Dienstverband -  Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd (met eventueel een proeftijd van maximaal 1 maand)
  • Contractduur - 1 jaar
  • Minimaal aantal uren per week - 24
  • Maximaal aantal uren per week - 27

Dit neem je mee

Dit neem je mee

Je hebt een scherpe blik voor detail, bent proactief en omgevingsbewust, en werkt met een duidelijke focus op het resultaat. Je schakelt snel tussen verschillende onderwerpen en weet het overzicht te bewaren, zelfs in een dynamische omgeving. Jij neemt verantwoordelijkheid voor je werk en zorgt dat de kwaliteit altijd gewaarborgd blijft.

Verder heb je:

  • Aantoonbaar hbo werk- en denkniveau.
  • Minimaal 3 jaar ervaring in de rol van ambtelijk secretaris of een vergelijkbare functie.
  • Kennis van relevante wet- en regelgeving, zoals de WOR en de CAO Rijk.
  • Ervaring met agenda- en procesbeheer binnen een ondernemingsraad of soortgelijke bestuursstructuren.
  • Uitstekende communicatieve vaardigheden in zowel schrift als mondeling.
Bijzonderheden
  • Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan. Dit zorgt ervoor dat je bij DJI, of bij eventuele andere rijksonderdelen, makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht om in te vullen. Met je account kan je ook de status van je sollicitatie inzien, handig toch? Meer informatie hierover vind je in onze sollicitatieprocedure.
  • Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie. 
  • Een assessment kan deel uitmaken van de sollicitatieprocedure. 
  • Voor alle functies binnen DJI is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist. DJI vergoedt de kosten voor de aanvraag van een VOG. Wil je weten of je in aanmerking komt voor een VOG? Dat kan je hier checken: vogcheck.justis.nl. 
  • Thuiswerken behoort tot de mogelijkheden, DJI biedt goede faciliteiten om thuis te werken. 
  • Let op: de einddatum van de vacature is niet leidend. De selectie start wanneer geschikte kandidaten solliciteren en sluit wanneer de vacature is vervuld. De vacature kan dus vóór de vermelde einddatum sluiten. Wees er daarom op tijd bij en reageer snel.
  • Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
Bijzonderheden
  • Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan. Dit zorgt ervoor dat je bij DJI, of bij eventuele andere rijksonderdelen, makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht om in te vullen. Met je account kan je ook de status van je sollicitatie inzien, handig toch? Meer informatie hierover vind je in onze sollicitatieprocedure.
  • Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie. 
  • Een assessment kan deel uitmaken van de sollicitatieprocedure. 
  • Voor alle functies binnen DJI is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist. DJI vergoedt de kosten voor de aanvraag van een VOG. Wil je weten of je in aanmerking komt voor een VOG? Dat kan je hier checken: vogcheck.justis.nl. 
  • Thuiswerken behoort tot de mogelijkheden, DJI biedt goede faciliteiten om thuis te werken. 
  • Let op: de einddatum van de vacature is niet leidend. De selectie start wanneer geschikte kandidaten solliciteren en sluit wanneer de vacature is vervuld. De vacature kan dus vóór de vermelde einddatum sluiten. Wees er daarom op tijd bij en reageer snel.
  • Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
Locatie Den Haag

Shared Service Center DJI

Locatie Den Haag

Shared Service Center DJI

Je krijgt zo’n twaalfhonderd collega’s in allerlei functies. Denk aan facilitair medewerker, medewerker Contractbeheer en assessmentpsycholoog. Wat jullie gemeen hebben is de professionele ondersteuning aan al onze collega’s en klanten, zowel binnen DJI als daarbuiten. Die bevinden zich in onder andere gevangenissen, justitiële jeugdinrichtingen, forensisch psychiatrische centra en detentiecentra verspreid over het hele land. De organisatie heeft een stevige basis, maar blijft ontwikkelen, innoveren en meegroeien met klanten. Dit én de vele en snel opeenvolgende ontwikkelingen die spelen in het werkveld maken SSC tot een dynamische werkomgeving.

Meer over jouw toekomstige afdeling

Je komt te werken in het Shared Service Center (SSC) van de Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI), een organisatie die zich richt op de uitvoering van de Nederlandse strafrechtketen. In deze functie werk je nauw samen met de Ondernemingsraad, de directie en verschillende interne en externe stakeholders. De sfeer binnen het team is collegiaal en professioneel, met een sterke focus op samenwerking en gezamenlijke doelen.

Meer over jouw toekomstige afdeling
Het SSC DJI biedt een dynamische werkomgeving waar professionals met diverse expertise samenwerken aan het verbeteren van processen en beleid. De afdeling is verantwoordelijk voor belangrijke taken zoals de financiële administratie, ICT en HR-diensten, en werkt continu aan de optimalisatie van bedrijfsvoering binnen DJI. Als Ambtelijk Secretaris ben jij een onmisbare schakel die de medezeggenschap versterkt en de samenwerking tussen de OR en het management bevordert.

Meer over deze locatie

Het SSC werkt alleen al binnen DJI voor meer dan 15.000 afnemers.

Het gemiddelde dienstverband van de vaste medewerkers is 15,55 jaar.

Het personeelsbestand van vaste medewerkers bestaat voor 43% uit vrouwen en 57% uit mannen.

Het SSC werkt alleen al binnen DJI voor meer dan 15.000 afnemers.

Het gemiddelde dienstverband van de vaste medewerkers is 15,55 jaar.

Het personeelsbestand van vaste medewerkers bestaat voor 43% uit vrouwen en 57% uit mannen.

VRAGEN OVER DEZE FUNCTIE? Vacaturenummer: 63749
Robert Beerthuijzen, hoofd algemene zaken 06-50071370
Reza Jahangir, corporate recruiter DJI 06-21881961

Zo solliciteer je

Spreekt werken bij DJI je aan? Solliciteer direct! Hiernaast staat uitgelegd hoe het sollicitatietraject er uitziet.

Tijdens het sollicitatietraject willen we je graag beter leren kennen en kun je ook kennismaken met ons.
We kijken ernaar uit om je te ontmoeten!

Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan.
Dit zorgt er voor dat je bij DJI of bij eventuele andere rijksonderdelen makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht (zoals je contactgegevens, je cv en een korte motivatie) om in te vullen en het is mogelijk om je gegevens te laten inlezen van een ander bestand zoals je cv.
Na het indienen van je sollicitatie ontvang je een ontvangstbevestiging.
De voortgang van je sollicitatie kun je zelf vanuit je profiel volgen (handig!). Daarnaast houden we je telefonisch of per mail op de hoogte van de vervolgstappen van het selectietraject. Goed om te weten: het is mogelijk om je profiel binnen je sollicitatie-account zichtbaar te maken voor andere rijksonderdelen zodat zij je kunnen vinden voor eventuele andere vacatures. Belangrijk: je kiest daarvoor zelf, dit staat los van je eventuele sollicitatie(s), en je besluit zelf welke gegevens je wilt delen.
Het eerste gesprek.
Wanneer de vacaturehouder of manager je cv en motivatiebrief positief heeft beoordeeld krijg je een uitnodiging voor een eerste gesprek. Dit is een kennismaking met de organisatie. Bereid je goed voor door je in te lezen over de functie en de locatie waar je solliciteert. Natuurlijk is dit ook het uitgelezen moment voor jou om te kijken of DJI ook bij je past!
Het (online) assessment (voor bepaalde functies).
Voor sommige functies wordt een (online) assessment afgenomen. Zo ja, dan staat dat vooraf in de vacaturetekst aangegeven. Dit assessment wordt meestal tussen het eerste en tweede gesprek afgenomen. De selectiepsycholoog plant, het liefst zo snel mogelijk, met jou het assessment in. Het assessment bestaat meestal uit een rollenspel en een capaciteitentest.
Het tweede gesprek.
Bij een tweede sollicitatiegesprek draait het erom dat de organisatie en jij erachter komen of jullie de juiste match zijn. Het tweede gesprek is dan ook meestal met een aantal collega's met wie je zou gaan samenwerken. Dus ook nu is het belangrijk een goede eerste indruk achter te laten zodat je ook deze gesprekspartner voor je kunt winnen.
Arbeidsvoorwaardengesprek.
Bij DJI kun je rekenen op goede arbeidsvoorwaarden. Naast een mooi salaris bieden wij een Individueel Keuzebudget (IKB). Met het IKB maak je keuzes die passen bij je eigen wensen, afgestemd op je persoonlijke levensfase en doelen. Onze uitstekende studiefaciliteiten zorgen ervoor dat je je kunt blijven ontwikkelen.
Een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).
Na het arbeidsvoorwaardengesprek ontvang je een e-mail van Dienst Justis met het verzoek om een 'Verklaring Omtrent het Gedrag' (VOG) aan te vragen. Deze VOG is noodzakelijk om in dienst te kunnen treden bij DJI. Wil je weten of je recht hebt op een VOG? Dat kan je hier checken: vogcheck.justis.nl of hier (voor jongeren) justis.nl/jongeren.
“Mijn doel is een organisatie waarin professionals blijven groeien”

“Mijn doel is een organisatie waarin professionals blijven groeien”

Bas is hoofd Financieel Dienstencentrum van Justitie en Veiligheid
Een succesvolle financiële organisatie, die bouw je volgens Bas op een stevig fundament van inhoud, processen en relaties. Als kwartiermaker bundelde hij in 2023 de 2 organisaties voor financieel-administratieve dienstverlening binnen Justitie en Veiligheid. Nu is hij hoofd van dit nieuwe Financieel Dienstencentrum. “Ik ben de eindverantwoordelijke voor onze diensten. Mijn hoofddoel is een omgeving creëren waarin mijn 250 collega’s zich continu kunnen ontwikkelen.”
Lees het verhaal van Bas