Administratief medewerker management ondersteuning

Er zit meer achter

Binnen het Justitieel Complex Zaanstad speelt de functie van Administratief Medewerker Management Ondersteuning een cruciale rol in het ondersteunen en ontzorgen van het zorg-managementteam. Deze functie is essentieel voor het efficiënt plannen en coördineren van verschillende administratieve processen, waarbij een scherp oog voor detail en een passie voor nauwkeurigheid onmisbaar zijn.
Standplaats: Westzaan Aantal uur: 24 - 24 Maandsalaris: € 2.506 - € 3.091 Vakgebied: Bedrijfsvoering en Staf Opleiding: MBO Reageren voor: 19-06-2024 Dienstverband: Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd
Binnen het Justitieel Complex Zaanstad speelt de functie van Administratief Medewerker Management Ondersteuning een cruciale rol in het ondersteunen en ontzorgen van het zorg-managementteam. Deze functie is essentieel voor het efficiënt plannen en coördineren van verschillende administratieve processen, waarbij een scherp oog voor detail en een passie voor nauwkeurigheid onmisbaar zijn.
Standplaats: Westzaan Aantal uur: 24 - 24 Maandsalaris: € 2.506 - € 3.091 Vakgebied: Bedrijfsvoering en Staf Opleiding: MBO Reageren voor: 19-06-2024 Dienstverband: Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd
Administratief medewerker management ondersteuning Vragen? Direct solliciteren
jouw werk in
Bedrijfsvoering en Staf

DJI biedt mooi en uitdagend werk in een niet-alledaagse omgeving. Achter de mensen die rechtstreeks contact hebben met de gedetineerden en de forensisch patiënten staan talloze collega’s die elke dag een belangrijke operationele of strategische bijdrage leveren aan het goed functioneren en presteren. Dat klinkt misschien simpel, maar er zit meer achter. Zoals de collega’s van Communicatie, Administratie, Onderwijs, ICT, HRM of Onderzoek. Als facilitair-, inkoop- en financeprofessional kun je bij ons ook alle kanten op. We richten ons namelijk op het volledige spectrum van bedrijfsvoering waarin we ons werk steeds efficiënter en innovatiever willen doen. Als professional bij DJI draag je bij aan de veiligheid van de samenleving.

Dit ga je doen



Taken en verantwoordelijkheden:
Als Administratief Medewerker Management Ondersteuning heb je een breed scala aan taken en verantwoordelijkheden. Je beheert de agenda's, verzorgt stukken, en notuleert indien nodig voor verschillende overlegvormen. Daarnaast screen je de managementmail op prioriteit, handelt mails af en slaat notulen centraal op.

Op het gebied van personeelsadministratie houd je roosters bij, verwerk je ziek- en herstelmeldingen, verlofaanvragen en jubilea. Je plant trainingen en vaardigheidstoetsen, en sluit autorisaties af bij het einde van dienstverbanden. Jaarlijks inventariseer en verwerk je werktijdafspraken.

Voor nieuwe medewerkers en stagiaires ben je het eerste contact voor VOG-aanvragen en identiteitschecks. Je voert hen in de personeelsadministratie in, onderhoudt contact met HR voor contracten, bestelt welkomstboeketten en zet nieuwe accounts op.
Daarnaast reserveer je zalen met catering, plaats je bestellingen na goedkeuring, en nodig je personen uit en meld je hen aan bij de voorportier.

Algemene taken omvatten het opslaan van notulen van het behandelarenoverleg, de maandelijkse urenregistratie voor psychiaters en de coördinatie van aanvragen voor Huisartsen in Opleiding. Tot slot ondersteun je de NIFP-coördinatie, inclusief aanmeldingen, bloemen en autorisaties.

Met deze diverse taken speel je een cruciale rol in de administratieve processen binnen de portefeuilles Zorg, en Zorg en Behandeling en ondersteun je ons managementteam.

VRAGEN OVER DEZE FUNCTIE? Vacaturenummer: 51979
Mevrouw A. Wortel, hoofd behandeling 06-52799262
Michiel Snoek, corporate recruiter 06-41548771
Dit neem je mee
  • MBO werk- en denkniveau, bij voorkeur in een administratieve richting.
  • Ervaring in een soortgelijke functie, bij voorkeur binnen de zorgsector.
  • Uitstekende organisatorische vaardigheden en oog voor detail.
  • Communicatief sterk en proactief.
Dit kun je verwachten
  • Een Individueel Keuzebudget. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en stel je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samen. Het kan bijvoorbeeld bestaan uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) of vakantiedagen
  • Volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer
  • Een pensioenregeling
  • Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof
  • Studiemogelijkheden voor persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling
  • De mogelijkheid gebruik te maken van bedrijfsfitness
  • Salarisniveau - min. Schaal 05 - max. Schaal 05
  • Maandsalaris - min. €2.506,00 - max. €3.091,00 (bruto o.b.v. 36 uur)
  • Dienstverband -  Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd (met eventueel een proeftijd van maximaal 1 maand)
  • Contractduur - 1 jaar
  • Minimaal aantal uren per week - 24
  • Maximaal aantal uren per week - 24
er zit meer achter werken biJ Justitieel Complex Zaanstad

Je krijgt zo’n negenhonderd collega’s in allerlei functies. Denk aan penitentiair inrichtingswerkers, complexbeveiligers en (verpleegkundig) forensisch therapeutisch medewerkers. Wat jullie gemeen hebben is de professionele en respectvolle zorg voor een zeer diverse groep gedetineerden met veel verschillende problematieken – vaak met dubbele diagnose – en culturen. Ook verslavingen en verstandelijke beperkingen komen voor. Waar de ene dag soepel verloopt, kan het op de andere dag onrustig zijn. Afhankelijk van je baan merk je dat in het directe contact met de gedetineerden of meer op een afstand.

Meer over jouw toekomstige afdeling

Het Justitieel Complex Zaanstad (JC) biedt plaats aan ruim duizend justitiabelen, waaronder patiënten in een penitentiair psychiatrisch centrum. De vestiging is toekomstbestendig en geschikt voor meerpersoonscelgebruik. Het JC biedt een detentieklimaat waarin zelfredzaamheid, zelfstandigheid en flexibiliteit centraal staan voor justitiabelen, personeel en de organisatie. Hiermee draagt het JC actief bij aan de veiligheid van de samenleving en het terugdringen van de recidive.

De kracht van het JC is het gericht zijn op ontwikkeling; dit geldt voor justitiabelen, de organisatie en medewerkers. Samen met de gedetineerden bouwt het JC aan de toekomst door te kijken naar gedrag, kennis en vaardigheden.

Een justitiabele wordt op basis van zijn gedrag in een programma geplaatst dat hij zelf kan samenstellen. Hij kan promoveren of degraderen, afhankelijk van zijn gedragingen. Hier zijn ook eventuele vrijheden van afhankelijk. De justitiabele krijgt waar mogelijk zeggenschap en regelruimte. Zelfredzaamheid wordt gestimuleerd, waarbij we ondersteunen waar nodig.

JC Zaanstad biedt plaats aan ruim 1.000 gedetineerden

De gemiddelde verblijfstijd van een gedetineerde is 130 dagen.

Het totale personeelsbestand van JC Zaanstad bestaat voor 38,5% uit vrouwen en 61,5% uit mannen.

Kijk jij voorbij wat iemand gedaan heeft? Er zit meer achter werken bij DJI
Je bent samen met je team én gedetineerden verantwoordelijk voor een terugkeer in de maatschappij. Gedetineerden worden uiteindelijk gewoon weer iemands buur. Je werkt hier aan veiligheid door mensen vooruit te helpen. Positieve verandering begint met het besef dat het een optelsom is van de kleinste successen. Die leiden tot groots resultaat. Om dat te bereiken moet je verder kijken, voorbij aan wat iemand gedaan heeft.
Meer over werken bij DJI
Bijzonderheden
  • Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan. Dit zorgt ervoor dat je bij DJI, of bij eventuele andere rijksonderdelen, makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht om in te vullen. Met je account kan je ook de status van je sollicitatie inzien, handig toch? Meer informatie hierover vind je in onze sollicitatieprocedure.
  • Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie. 
  • Een assessment kan deel uitmaken van de sollicitatieprocedure. 
  • Voor alle functies binnen DJI is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist. DJI vergoedt de kosten voor de aanvraag van een VOG. Wil je weten of je recht hebt op een VOG? Dat kan je hier checken: vogcheck.justis.nl
  • Werknemers kunnen vanwege het nieuwe CAO-akkoord uitkijken naar een flinke loonsverhoging van gemiddeld 9,7% vanaf juli 2024. Bovendien zijn er extra voordelen zoals een verhoogd Individueel Keuzebudget en eenmalige uitkeringen. 
  • Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Zo solliciteer je

Spreekt werken bij DJI je aan? Solliciteer direct! Hiernaast staat uitgelegd hoe het sollicitatietraject er uitziet.

Tijdens het sollicitatietraject willen we je graag beter leren kennen en kun je ook kennismaken met ons.
We kijken ernaar uit om je te ontmoeten!

Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan.
Dit zorgt er voor dat je bij DJI of bij eventuele andere rijksonderdelen makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht (zoals je contactgegevens, je cv en je motivatiebrief) om in te vullen en het is mogelijk om je gegevens te laten inlezen van een ander bestand zoals je cv.
Na het indienen van je sollicitatie ontvang je een ontvangstbevestiging.
De voortgang van je sollicitatie kun je zelf vanuit je profiel volgen (handig!). Daarnaast houden we je telefonisch of per mail op de hoogte van de vervolgstappen van het selectietraject. Goed om te weten: het is mogelijk om je profiel binnen je sollicitatie-account zichtbaar te maken voor andere rijksonderdelen zodat zij je kunnen vinden voor eventuele andere vacatures. Belangrijk: je kiest daarvoor zelf, dit staat los van je eventuele sollicitatie(s), en je besluit zelf welke gegevens je wilt delen.
Het eerste gesprek.
Wanneer de vacaturehouder of manager je cv en motivatiebrief positief heeft beoordeeld krijg je een uitnodiging voor een eerste gesprek. Dit is een kennismaking met de organisatie. Bereid je goed voor door je in te lezen over de functie en de locatie waar je solliciteert. Natuurlijk is dit ook het uitgelezen moment voor jou om te kijken of DJI ook bij je past!
Het (online) assessment (voor bepaalde functies).
Voor sommige functies wordt een (online) assessment afgenomen. Zo ja, dan staat dat vooraf in de vacaturetekst aangegeven. Dit assessment wordt meestal tussen het eerste en tweede gesprek afgenomen. De selectiepsycholoog plant, het liefst zo snel mogelijk, met jou het assessment in. Het assessment bestaat meestal uit een rollenspel en een capaciteitentest.
Het tweede gesprek.
Bij een tweede sollicitatiegesprek draait het erom dat de organisatie en jij erachter komen of jullie de juiste match zijn. Het tweede gesprek is dan ook meestal met een aantal collega’s met wie je zou gaan samenwerken. Dus ook nu is het belangrijk een goede eerste indruk achter te laten zodat je ook deze gesprekspartner voor je kunt winnen.
Arbeidsvoorwaardengesprek.
Bij DJI kun je rekenen op goede arbeidsvoorwaarden. Naast een mooi salaris bieden wij een Individueel Keuzebudget (IKB). Met het IKB maak je keuzes die passen bij je eigen wensen, afgestemd op je persoonlijke levensfase en doelen. Onze uitstekende studiefaciliteiten zorgen ervoor dat je je kunt blijven ontwikkelen.
Een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).
Na het arbeidsvoorwaardengesprek ontvang je een e-mail van Dienst Justis met het verzoek om een ‘Verklaring Omtrent het Gedrag’ (VOG) aan te vragen. Deze VOG is noodzakelijk om in dienst te kunnen treden bij DJI. Wil je weten of je recht hebt op een VOG? Dat kan je hier checken: vogcheck.justis.nl of hier (voor jongeren) justis.nl/jongeren.
''Wat mijn baan zo leuk maakt? Afwisseling én meedenken over de processen!''
''Wat mijn baan zo leuk maakt? Afwisseling én meedenken over de processen!''

Ruth werkt als financieel administratief medewerker bij het Shared Service Center

Ruth kent de financiële administratie van de Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) als de beste. Ze werkt hier sinds 2007 en heeft alle kanten gezien: van declaraties en P-Direkt tot aan debiteuren en crediteuren. “De afwisseling vind ik leuk! Net als het meedenken over processen, en die vervolgens samen met je collega’s optimaliseren. Dat houdt mijn baan uitdagend.”