Al sinds 2008 werkt Mahena als adviseur Europees aanbesteden bij het Inkoopuitvoeringscentrum (IUC) van het Shared Service Center (SSC) van DJI. "En nog steeds, na twaalf jaar, is elke dag opnieuw een interessante uitdaging. Waarom? Kijk alleen al naar de diversiteit van onderwerpen die we aanbesteden en inkopen. Die vind je alleen bij DJI en bij een organisatie als Defensie. Waar anders heb je te maken met Europese aanbestedingen voor bijvoorbeeld elektronische enkelbanden en elektronische monitoring? Grondstoffen voor de bakkerij, tandartsbussen en geestelijke verzorgers voor alle inrichtingen DJI?"
Enorme hoeveelheden en bedragen
"Het zijn niet alleen unieke en vaak politiek-gevoelige onderwerpen, het gaat ook om enorme hoeveelheden en bedragen. Per jaar kopen wij voor ruim € 350 miljoen in! En wat het voor ons als inkooporganisatie verder zo uitdagend maakt, is dat de markt buitengewoon klein is. Dat geldt vooral voor de Europese categorieaanbestedingen waar ik me op richt: flexibele arbeidskrachten."
We zijn allemaal verschillend, maar toch - of misschien wel juist daardoor - heel hecht.
Verloopt alles juridisch correct?
"Het is mijn rol om onze complexe Europese aanbestedingen van begin tot eind in goede banen te leiden. Ik adviseer en begeleid het projectteam om te zorgen dat de aanbestedingen goed en volgens de wet- en regelgeving worden voorbereid, gepubliceerd en beoordeeld. Het gaat erom dat het programma van wensen en eisen, de uitsluitingsgronden en gunningscriteria goed en juridisch correct worden geformuleerd, dit in nauwe samenwerking met de IUC jurist. Ook bij de publicatie van de tender speel ik een rol, net als bij de beoordeling van de inschrijvingen. Ik beoordeel niet inhoudelijk mee, maar zorg dat alles volgens de regels van onder andere de Europese aanbestedingswet verloopt."
Fantastisch team
Mahena maakt deel uit van het team Europees Aanbesteden, dat tien adviseurs telt. "Ook een reden waarom ik mijn werk elke dag met plezier doe: we hebben echt een fantastisch team. We zijn allemaal verschillend, maar toch - of misschien wel juist daardoor - heel hecht. We zijn goed op elkaar ingespeeld en staan altijd klaar om elkaar te helpen of om even te sparren. Ook gaan we geregeld een hapje eten of borrelen. De collega’s van de afdeling Contractmanagement zijn er dan vaak ook bij, daar hebben we ook supergoed contact mee."
Een baan met impact
"Werken bij DJI blijft boeiend. Ik werk veel op kantoor in Den Haag, maar reis ook geregeld het land door om de penitentiaire inrichtingen te bezoeken. Worden er bijvoorbeeld medische labonderzoeken aanbesteed? Dan zit ik aan tafel met de mensen van de medische dienst om de specifieke klantbehoefte helder te krijgen. Verder voelt het voor mij goed om voor het Rijk te werken. Mijn werk doet ertoe. We dragen bijvoorbeeld bij aan de veiligheid in de penitentiaire inrichtingen en aan het welzijn en een succesvolle re-integratie van gedetineerden."
De ambities van het IUC liegen er niet om
"Verder is er volop ruimte voor je eigen ambities. Trainingen, congressen: er zijn veel mogelijkheden om up-to-date te blijven en je te ontwikkelen. Of ik zelf doorgroeiplannen heb? Ik blijf me natuurlijk altijd ontwikkelen, het aanbestedingsvak is continu in beweging. En ook de ambities van het IUC liegen er niet om: wij willen in 2021 hét expertisecentrum zijn voor het gehele ministerie van Justitie en Veiligheid als het gaat om inkoop. Dus voorlopig zit ik nog prima op mijn plek. Ik ben al twintig jaar aanbestedingsadviseur, waarvan twaalf jaar bij DJI, maar elke dag opnieuw vind ik mijn baan spannend en uitdagend."